Membangun Tim Kerja Dari Jauh, Membangun Pelayanan Prima

XM broker promo bonus

Di masa yang penuh ketidakpastian, tim customer service anda adalah sumber daya berharga yang ada di garis terdepan untuk menjaga kepercayaan konsumen terhadap bisnis anda. Konsumen anda harus mengetahui bahwa mereka bisa mengandalkan anda, terutama untuk barang atau jasa yang terkait dengan usaha anda. Oleh sebab itu, anda harus mampu membangun tim kerja dari jauh agar tetap bisa memberikan pelayanan terbaik di tengah pandemi covid-19 ini. Ketika tim customer service anda bekerja dari jauh, maka anda harus memastikan bahwa mereka bisa bekerja dengan baik dan konsumen anda mendapatkan pengalaman terbaik berhubungan dengan bisnis anda.

Kiat Membangun Tim Kerja Dari Jauh

Berikut adalah beberapa strategi yang bisa anda gunakan untuk membangun tim kerja dari jauh, terutama di lini customer service.

membangun tim kerja dari jauh
Gunakan software berbasis cloud

Jika sebagian karyawan anda bekerja dari rumah, maka pastikan bahwa mereka bekerja dari rumah dalam satu sistem berbasis cloud yang handal. Dengan demikian, tim customer service yang bekerja dari jauh tetap mendapatkan informasi terupdate sehingga bisa memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen.

Dengan solusi berbasis cloud, tim yang bekerja terpisah-pisah tetap bisa memberikan respon terhadap perubahan secara cepat. Kecepatan dalam merespon khususnya sangat penting untuk mempertahankan kepercayaan konsumen selama masa-masa ketidakpastian. Anda bisa membangun software khusus untuk menyajikan informasi terupdate maupun inovasi-inovasi yang akan membantu anda merespon terhadap setiap masalah terkait pelayanan kepada konsumen secara cepat.

Pantau indikator kinerja kunci dengan baik

Tentunya, tidak mudah membangun tim kerja dari jauh, apalagi tim customer service. Namun, dalam beberapa hal, sebenarnya sama saja dengan membangun tim di satu gedung yang sama. Tujuan dan outcome bisnis anda tidak berubah hanya karena lokasi kerja karyawan anda berubah. Yang berubah hanyalah cara anda untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Yang harus anda lakukan adalah sebagai berikut:

  • Menemukan keseimbangan antara pemantauan produktivitas, memastikan kualitas, serta percaya bahwa tim anda bisa mengerjakan semuanya.
  • Berikan perhatian lebih pada indikator atau ukuran yang menunjukkan kepuasan konsumen, seperti loyalitas konsumen, rata-rata waktu penyelesaian masalah, resolusi pada kontak pertama, dan sebagainya.
  • Bersikaplah transparan kepada tim anda tenang indikator kinerja yang mesti mereka capai.
  • Rayakan kemenangan secara bersama-sama.
Baca Juga:   Ide Produk Terbaru: Layakkah Produk Anda Dikembangkan?
Berikan penghargaan atas pencapaian tim

Studi menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan akan bekerja lebih keras jika mereka merasa bahwa usaha mereka dihargai dan diakui oleh pimpinan.  Ketika tim customer service anda memberikan dukungan kepada konsumen dari rumah, maka sangat penting bagi anda untuk menemukan bagaimana cara mengetahui dan mengapresiasi apa yang telah mereka lakukan.

Ini adalah kesempatan bagi anda untuk mengkomunikasikan dan memberikan edukasi kepada tim anda tenang indikator kinerja kunci perusahaan. Pastikan setiap karyawan memahami ukuran-ukuran keberhasilan yang selalu anda pantau dan kontribusi mereka terhadap pencapaian indikator-indikator tersebut dari pekerjaan sehari-hari. Meskipun karyawan bekerja dari jarak jauh, sebaiknya lakukan pertemuan tim sekali dalam seminggu. Alokasikan waktu 15 menit setiap minggunya untuk menyelenggarakan video conference dan melakukan review atas kinerja tim dalam satu minggu terakhir.

Kemudian, anda bisa memasuki sesi penghargaan dan reward. Anda bisa memberikan penghargaan atas kinerja individu maupun upaya tim secara keseluruhan ketika milestone  atau indikator kinerja kunci tercapai. Misalnya, Apakah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah konsumen semakin singkat? Kirimkan kartu ucapan hadiah atau buku-buku menarik kepada anggota tim yang berkontribusi. Tentunya, pengeluaran untuk hadiah bagi tim kerja anda akan semakin besar ketika mereka bekerja dari rumah, namun itu semua sebanding dengan motivasi kerja yang mereka bangun.

Biarkan tim berkomunikasi satu sama lain

Banyak orang melamar di posisi customer service karena mereka memang suka bersosialisasi dan berkomunikasi. Saat tim anda harus bekerja dari jarak jauh, maka mereka kehilangan sebagian besar peluang untuk bersosialisasi atau berbagi cerita dengan konsumen saat mereka bertemu secara langsung. Jika hal ini terjadi dalam waktu lama, kualitas dan kuantitas pekerjaan mereka akhirnya akan berkurang. Berikut adalah beberapa hal yang bisa anda lakukan:

  • Sebaiknya sediakan outlet bagi karyawan anda untuk bersosialisasi satu sama lain dari melepaskan diri dari pekerjaan berat sejenak.
  • Jika ada lini manajer di bawah anda, pastikan mereka memiliki strategi agar sesama anggota tim tetap bisa bersosialisasi.
  • Dorong mereka untuk bersikap fleksibel, transparan, dan menyenangkan bagi karyawan.
  • Alokasikan waktu untuk membangun tim secara virtual.
  • Biasakan karyawan anda untuk rehat sekitar 10 menit, dan bersosialisasi dengan karyawan lain.
Baca Juga:   Kelebihan Terjun ke Bisnis Restoran Cepat Saji di Indonesia

Kiat terakhir untuk membangun tim kerja dari jauh adalah memastikan kepuasan karyawan. Menurut para pakar, kepuasan karyawan akan menghasilkan kepuasan konsumen. Pastikan untuk memberikan hak mereka secara tepat waktu. Dengan demikian, mereka juga akan melaksanakan kewajibannya dengan baik.

Tagged With :

Leave a Comment