Pada post sebelumnya dibahas beberapa cara menyampaikan berita penting di perusahaan. Secara umum, strategi yang dibahas adalah menyampaikan berita tersebut menggunakan media di mana informasi dapat diterima oleh setiap orang di perusahaan. Media yang digunakan juga harus memberi ruang bagi pihak manajerial untuk memberikan penjelasan tentang apa dampak dari informasi tersebut bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Jika informasi tersebut berkaitan dengan kebijakan perusahaan, maka pihak manajerial harus memberikan penjelasan mengapa kebijakan tersebut diambil.
Cara Menyampaikan Berita Penting Dengan Baik
Selain beberapa cara yang sudah dibahas di atas, masih ada beberapa cara menyampaikan berita penting yang bisa anda coba agar pesan yang ingin anda sampaikan diterima oleh seluruh elemen di perusahaan:
- Lakukan Overkomunikasi; Komunikasi internal kerap diabaikan atau tidak dihargai oleh unsur pimpinan atau CEO, dan baru mulai bertindak ketika krisis terjadi. Jadi, salah satu cara untuk meminimalisir terjadinya krisis hubungan di internal perusahaan adalah selalu menyampaikan informasi dan kebenaran setransparan mungkin dan lakukan overkomunikasi. Overkomunikasi dalam hal ini berarti menggunakan saluran komunikasi di mana pesan anda tidak diterima satu arah saja, melainkan menggunakan media di mana ada pihak lain yang bisa melihat informasi yang anda sampaikan. Jika para pemimpin masih diam, maka anda tidak lagi dipersalahkan kalau suatu saat ada masalah.
- Sesuaikan dengan Tujuan Perusahaan; Jika informasi baru tersebut diselaraskan dengan tujuan perusahaan dan dikomunikasikan dengan baik, maka penerimanya akan mendapatkan informasi kenapa berita itu penting dan mesti disebarkan. Para anggota tim juga perlu tahu bahwa mereka adalah bagian dari sesuatu yang sangat penting, dan para pemimpin sangat memperhatikan kesejahteraan mereka serta kesejahteraan perusahaan secara keseluruhan. Berbagi informasi dengan cara yang baik dan menggunakan saluran yang sesuai akan menyampaikan pesan kepada mereka tentang pentingnya kebersamaan, dan hal ini memberi dampak yang sangat signifikan bagi perusahaan.
- Pertimbangkan Waktu dan Konteks; Waktu dan konteks sangat penting. Jika anda bekerja di perusahaan yang mengutamakan bekerja jarak jauh dan di mana karyawan bekerja dengan cara sendiri-sendiri, maka akan sulit untuk menunggu moment di mana seluruh pimpinan dan karyawan bertemu dalam sebuah rapat. Bisa jadi anda harus menunggu lama agar bisa menyampaikan berita tersebut. Namun, masih ada cara menyampaikan berita penting secara efejtif, yakni merekam pesan anda dalam bentuk video pendek dan bagikan di saluran komunikasi yang bisa diakses seluruh anggota perusahaan. Pastikan bahwa saluran semacam ini sudah ada di perusahaan anda.
- Libatkan Tim ; Jangan memandang tindakan ini “hanya” berbagi informasi (atau update informasi) saja. Namun, buat kesan bahwa tim terlibat dalam pesan tersebut, baik dalam bentuk tujuan bersama, kegiatan bersama, dan dampaknya kepada semua orang. Anda bisa mengubah cara penyampaian pesan tersebut, sehingga konteksnya sesuai. Selain itu, pertimbangkan cara agar tim menerima informasi tersebut, bukan hanya menyebarkannya melalui email.
- Berikan Update Secara Teratur; Biasakan agar tim anda menerima informasi terbaru di perusahaan, baik itu berita kecil maupun besar. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan newsletter bulanan atau pertemuan besar perusahaan. Semakin karyawan merasa bahwa mereka merupakan bagian dari perusahaan secara keseluruhan, maka mereka juga akan semakin berkomitmen terhadap perusahaan.
- Pastikan Staf Anda Terlibat. Pastikan seluruh elemen di perusahaan terbiasa dengan update informasi sebelum anda mengumumkan berita apapun secara publik. Perlakukan konsumen dan staf dengan respek yang sama. Ingat bahwa seluruh kru anda merupakan perwakilan dari diri anda sebagai pimpinannya. Kerusakan yang bisa ditimbulkan oleh seorang staf yang marah bisa sangat merugikan. Sebaliknya, karyawan yang bahagia sama dengan konsumen yang bahagia juga. Jadi, jika anda menggunakan cara menyampaikan berita penting dengan baik, maka seluruh elemen perusahaan akan bergerak bersama menuju satu tujuan bersama. Jadi, pastikan seluruh karyawan anda terlibat dan tunjukkan bahwa anda menghargai suara mereka.
- Pertimbangkan Perspektif Tim. Coba posisikan diri anda di pihak karyawan. Tanyakan pada diri anda beberapa pertanyaan yang akan diajukan oleh tim dan cobalah menjawab beberapa pertanyaan kunci. Ini adalah bentuk antisipasi. Hal terbaik yang bisa anda lakukan untuk diri sendiri dan untuk tim adalah memastikan bahwa anggota tim tidak meninggalkan ruang rapat dengan kebingungan. Usahakan agar informasi yang disampaikan benar-benar jelas dan dapat diterima.
Sejauh ini, ada 15 cara menyampaikan berita penting di perusahaan yang sudah dibahas sejauh ini. Mungkin, tidak semuanya cocok dengan kondisi perusahaan dan tim kerja anda. Setidaknya, beberapa cara tersebut dapat menjadi acuan bagi anda sebelum menyampaikan informasi penting yang mungkin akan mendapat reaksi dari karyawan. Dengan metode yang benar, saluran yang benar, dan penjelasan yang jelas, maka berita baru tersebut lebih mudah diterima.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen SDM