Sebagai seorang pengusaha, wajar saja jika anda mengerjakan hampir semuanya di awal. Namun, lebih penting lagi adalah mengetahui bagaimana bisnis anda bekerja. Anda harus memperbaiki proses dan membangun tim kerja yang kuat. Terlalu banyak pekerjaan bisa membuat anda kelelahan. Sejumlah studi menunjukkan bahwa pengusaha pemula harus belajar cara mengelola waktu, karena mereka berpeluang lebih besar mengalami kelelahan, karena isolasi sosial dan terlalu banyak ambisi untuk bisnisnya. Di antara gejala yang bisa anda temukan adalah rasa lelah dan perubahan kepribadian.
Cara Mengelola Waktu : Luangkan Diri untuk Anda
Cara terbaik untuk mengelola waktu anda termasuk mengatur sistem kerja untuk meningkatkan produktivitas serta mencari strategi-strategi yang berbeda agar seluruh pekerjaan bisa diselesaikan secara efisien. Berikut adalah beberapa tahap yang bisa anda coba:
Tetapkan Tujuan
Pertama, tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk diri sendiri dan untuk perusahaan. Tetapkan target yang bisa dicapai setiap minggu, jika memungkinkan, dan atur strategi untuk mewujudkan apa yang ingin anda capai di akhir setiap minggu.
Buat Daftar Tugas Menurut Prioritas
Buat daftar dan kategori tugas-tugas anda menurut tingkat prioritasnya. Misalnya, banyak pengusaha menggunakan aplikasi matriks untuk merinci beban kerjanya. Sebagai contoh, Eisenhower Matrix membagi kelompok tugas menjadi empat:
- Do First. Kategori ini memuat tugas-tugas penting yang mesti dilakukan segera;
- Di sini, anda bisa menentukan kapan tugas-tugas penting mesti dilakukan;
- Tugas-tugas yang tidak begitu mendesak atau tidak terlalu penting mesti didelegasikan kepada karyawan atau tim;
- Don’t Do. Tugas-tugas pada kategori ini dapat memboroskan waktu anda, dan mesti dihapus dari daftar tugas anda.
Bagi Tugas-Tugas Anda Menjadi Tujuan-Tujuan Yang Lebih Kecil
Salah satu alasan kenapa anda tidak bersemangat mengerjakan suatu tugas karena memang tugas tersebut terlihat melelahkan. Anda bisa mengatasi perasaan seperti ini dengan membagi-bagi tugas tersebut ke dalam beberapa tugas kecil. Cara ini bisa mengubah mindset anda dan menjauhkan pikiran anda dari beban kerja yang memboroskan waktu.
Misalnya, jika anda butuh menulis artikel, maka cobalah membagi-baginya ke dalam beberapa judul dan sub-heading. Jika outline sudah tersedia, anda bisa menulis per sub-judul, sehingga penyelesaikan artikel anda tidak terasa memberatkan.
Tetapkan Deadline Yang Realistis
Tetapkan deadline yang realistis untuk setiap beban kerja berdasarkan sub-sub tugas yang sudah anda bagi dan tetapkan prioritasnya. Review matriks yang sudah anda buat, dan tetapkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing bagian. Dengan cara ini, anda tidak perlu tergesa-gesa atau kocar-kacir menyelesaikan tugas, karena anda sudah menetapkan timeline tertentu.
Serahkan Sebagian Tugas Kepada Karyawan
Apakah anda bekerja sendiri atau memiliki beberapa karyawan, membagi tugas kepada orang lain adalah cara mengelola waktu yang terbaik untuk menyelesaikan tugas anda tepat waktu. Melalui outsourcing, anda tidak harus menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas yang berulang dan memboroskan banyak waktu. Sebaliknya, anda bisa mempekerjakan seorang asisten virtual atau perusahaan outsourcing bidang proses bisnis, sehingga anda bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan secara lebih efisien.
Stop Multitasking
Sudah terbukti bahwa multi-tasking tidak akan memberikan hasil yang optimal. Bertentangan dengan keyakinan yang berkembang, multi-tasking tidak membantu anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, dengan cara mengerjakan semuanya di saat yang sama. Bukti menunjukkan bahwa multi-tasking dapat mempengaruhi kesehatan dan fokus anda secara negatif.
Sebaliknya, kerjakanlah tugas-tugas anda menurut prioritas. Lihat lagi matriks yang sudah anda buat. Kerjakan tugas berdasarkan apa yang bisa anda selesaikan paling cepat. Sebagian orang memulai dengan tugas yang paling mudah dan paling singkat, kemudian baru mengerjakan tugas yang lebih berat.
Stop Menunda-Nunda
Menunda-nunda adalah masalah individu paling klasik yang sudah ada sejak manusia anda. Studi menunjukkan bahwa orang-orang yang suka menunda memiliki tingkat stress lebih tinggi dan tingkat kesehatan lebih rendah. Ada banyak cara untuk menghentikan kebiasaan menunda saat bekerja. Di antaranya adalah mengurangi waktu menggunakan ponsel dan menata ruang kerja anda sehingga anda bisa lebih fokus.
Gunakan Waktu untuk Istirahat
Cara mengelola waktu berikutnya adalah mengatur waktu untuk istirahat. Menghentikan kebiasaan menunda bukan berarti bekerja tanpa istirahat. Istirahat dapat memperbaiki kesehatan fisik dan mental anda seharian. Istirahat juga menyegarkan kembali fikiran, sehingga anda bisa berfikir lebih jelas saat mengerjakan sebuah tugas. Jadi, cobalah alokasikan waktu untuk minum kopi, makan siang, dan jalan-jalan di area kantor untuk melenturkan otot.
Evaluasi Kembali Kebiasaan Anda
Layaknya proses anda, lakukan evaluasi terhadap kebiasaan rutin anda setiaap minggu atau setiap bulan. Atur jadwal dan frekuensi khusus untuk mengevaluasi kembali kebiasaan dan strategi produktivitas anda. Evaluasi semua yang telah anda capai dalam kerangka waktu tersebut. Jika anda memiliki tim outsourcing, gunakan laporan bulanan yang disediakan penyedia layanan untuk melihat sejauh mana progress yang sudah dicapai pada proyek tertentu, dibanding dengan waktu dan tenaga yang anda hemat karena bantuan tenaga outsourcing.
Tagged With : manajemen bisnis