Tidak dibutuhkan banyak riset untuk menemukan sumber daya yang bermanfaat untuk mengatasi pertanyaan seputar automatisasi, bukan hanya untuk bisnis secara umum, namun juga pada area operasi tertentu. Jika ingin menyederhanakan operasi bisnis, maka otomatisasi adalah salah satu cara paling efektif. Istilah ini sepertinya sederhana, namun aplikasinya harus dilakukan dengan perencanaan yang baik jika ingin hasilnya optimal.
Cara Menyederhanakan Operasi Bisnis melalui Otomatisasi
Berikut adalah beberapa rekomendasi cara menyederhanakan operasi bisnis melalui otomatisasi agar berjalan secara efektif dan efisien:
Sederhanakan Bagian Keuangan Anda
Otomatisasi bertujuan untuk menciptakan perbedaan pada area bisnis yang dibangun dengan hitung-hitungan. Teknologi bisa mengolah angka-angka dan membuat neraca dengan kecepatan superhuman, dan hasilnya luar biasa. Otomatisasi di bidang ini mampu mengurangi human error secara drastis sekaligus menghemat uang dan waktu.
Dalam sebuah wawancara di Bursa Efek New York, Nasser Chanda (CEO dari Paymerang, sebuah perusahaan Fintech dan otomatisasi) bercerita tentang efisiensi waktu yang bisa dihasilkan melalui otomatisasi di bidang keuangan. Menurut laporan mereka, pekerjaan manual bidang keuangan bisa dikurangi hingga 50-70% ketika otomatisasi diterapkan. Menurut Chanda, penghematan semacam ini bisa membantu perusahaan untuk lebih fokus pada tugas-tugas strategis dan membantu tim keuangan untuk lebih berkembang, bukannya terkekang oleh tugas-tugas rutin yang sifatnya berulang.
Jika anda ingin mewujudkan efisiensi dari otomatisasi secara cepat, maka mulailah dengan bagian akuntansi. Ada banyak tool yang tersedia untuk melakukan otomatisasi, mulai dari pengolahan faktur hingga entry data, sehingga anda dan tim memiliki waktu luang untuk fokus pada pekerjaan kreatif dan inovatif lainnya.
Lakukan Investasi pada Customer Service Mandiri
Customer service dan marketing biasanya berjalan beriringan, dan di era digital ini, customer service juga sudah dilakukan dengan otomatisasi. Otomatisasi terhadap customer service tidak hanya mengurangi biaya operasional, namun juga memberdayakan konsumen untuk menggunakan opsi-opsi swa-layan (self-service).
Banyak konsumen lebih menyukai tool swa-layan dibanding kontak manusia. Faktanya, 81% konsumen mengatakan bahwa mereka lebih menyukai opsi swa-layan ini. Anda bisa menggunakan platform yang bisa menambah basis pengetahuan konsumen, sehingga konsumen bisa menyelesaikan masalahnya sendiri tanpa bergantung kepada tenaga customer service. Perusahaan akan mendapat banyak keuntungan dari layanan seperti ini, karena tidak harus menghabiskan anggaran lebih untuk mempekerjakan tim support tambahan dan meminimalisir kebutuhan anggaran untuk pelatihan bagi staf CS.
Shep Hyken, seorang pakar di bidang customer service, membagikan sejumlah penemuan menarik dari sebuah survey terbaru yang melibatkan lebih dari 1.000 konsumen di AS. Menurut survey tersebut, ada sekelompok konsumen (yakni 26%) yang berhenti bertransaksi dari sebuah perusahaan karena tidak adanya opsi swa-layan. Banyak di antaranya adalah Gen-Z dan millenial. Temuan ini menunjukkan bahwa opsi self-service sudah menjadi kebutuhan, bukan lagi sekedar opsi bagi generasi muda.
Namun, anda tentu tetap ingin ada tim customer service yang siap untuk melayani konsumen. Menurut survey yang sama, 70% konsumen mengaku masih lebih menyukai metode menelpon langsung untuk mengatasi suatu masalah. Jadi, cobalah ciptakan keseimbangan antara beberapa metode yang berbeda, karena solusi otomatisasi bisa mempermudah dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar. Pastikan bahwa anda menggunakan metode ini untuk meminimalisir biaya operasional.
Pertajam Proses Rekrutmen dan Sistem Tunjangan
Sumber daya manusia adalah bidang lainnya yang berpotensi untuk dilakukan automatisasi. Contoh sederhananya adalah sumber daya manusia yang dulunya dikelola secara manual di kertas. Contoh lainnya adalah administrasi tunjangan. Dalam administrasi perkantoran, ketentuan regulasi yang ketat bisa menjadi beban administrasi dan finansial yang luar biasa bagi petugas pengelola tunjangan. Otomatisasi membantu menyederhanakan proses pemenuhan ketentuan ini, sehingga manajemen sumber daya lebih efisien. Pada akhirnya, penyederhanaan proses ini bisa mengurangi beban dan resiko sanski akibat kekeliruan, mendorong inovasi efisiensi, dan keamanan dalam proses secara menyeluruh.
Menyederhanakan operasi bisnis akan menciptakan perbedaan dalam pengelolaan tunjangan, dan bahkan lebih berguna lagi dalam proses rekrutmen. Misalnya, aplikasi Applicant Tracking System (ATS) bisa menyaring lamaran pekerjaan yang masuk berdasarkan kata kunci dan kualifikasi, sehingga sistem akan menyaring secara otomatis pelamar yang memenuhi kriteria dan tidak. Otomatisasi ini membantu menghemat waktu pengelola sistem rekrutmen, karena mereka tidak mesti menangani lamaran yang tidak memenuhi kriteria, dan mereka bisa fokus pada kandidat yang memenuhi syarat saja.
Menyederhanakan Operasi Bisnis : Mengubah Teori Menjadi Aksi
Para pemimpin bisa tahu bahwa otomatisasi berpotensi membawa revolusi positif bagi perusahaan. Namun, mengubah teori menjadi aksi yang sesungguhnya adalah hal lain. Hal ini kerap lebih sulit dalam prakteknya. Namun berita baiknya, ada banyak cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk melakukan transformasi dalam otomatisasi proses dan prosedur. Kuncinya adalah mengidentifikasi cara dan dimana, lalu kemudian melakukannya.
Tagged With : manajemen bisnis