Kerahasiaan data adalah sebuah faktor besar yang mempengaruhi strategi dan keputusan-keputusan operasional bagi semua jenis usaha di semua sektor, terlepas dari ukuran besar atau kecilnya. Di satu sisi, perhatian terhadap bagaimana perusahaan mengmpulkan dan menggunakan data konsumen telah ada sejak internet pertama kali muncul dan diterapkan oleh dunia usaha. Di sisi lain, bagaimana menjaga kerahasiaan data di perusahaan masih menjadi isu yang banyak diperdebatkan, karena standar regulasi maupun standar praktik baik untuk kerahasiaan data modern masih menjadi hal baru.
Isu Seputar Menjaga Kerahasiaan Data di Perusahaan
Segala sesuatunya terus berubah. Menurut hasil survey KPGM, sekitar 62% pemimpin usaha mengaku bahwa perusahaan mereka membutuhkan upaya ekstra untuk memperkuat standar perlindungan data yang ada saat ini. Bahkan, sekitar 29% responden mengaku bahwa perusahaan mereka terkadang menggunakan metode pengumpulan data yang kurang etis.
Jika anda memahami pentingnya kerahasiaan data namun anda bekerja di perusahaan yang tidak menerapkan upaya perlindungan kerahassian data, maka segalanya akan terasa lebih rumit. Akan muncul banyak masalah, perselisihan, hingga pertengkaran. Namun, jika anda bisa mengatasinya, maka anda akan mendapat reputasi sebagai ‘karyawan ajaib.’
Jika ada komitmen menjaga menjaga kerahasiaan data di perusahaan, maka para pemimpin biasanya akan merancang program-program formal di mana di setiap tim akan ditunjuk sejumlah “privacy champions” yang bertanggung jawab mendorong dan mempromosikan upaya-upaya menjaga kerahasiaan data di perusahaan dan bekerja sama dengan bidang lain di perusahaan. Jika didukung oleh para pemimpin senior dan sumber daya yang memadai, maka para privacy champion atau jawara kerahasiaan data ini bisa bekerja secara efektif.
Namun, jika perusahaan di mana anda bekerja belum menerapkan program ini, bagaimana anda bisa mengadvokasi praktik baik upaya menjaga kerahasiaan data di perusahaan dan di saat yang sama menghindari masalah dan kemarahan orang-orang di sekitar anda? Jawabannya adalah dengan menjadi seorang privacy storyseller. Privacy storyteller adalah seseorang yang fokus untuk menjawab “kenapa”, bukan sekedar bercerita “bagaimana” tentang pentingnya privasi. Mereka menggunakan edukasi dan cerita-cerita positif, bukan cerita tentang ketakutan dan pelanggaran, tentang bagaimana membangun budaya privasi yang secara alamiah akan mendorong perusahaan menjaga kerahasiaan data secara formal.
Menjaga Kerahasiaan Data di Perusahaan: Menjadi Privacy Storyteller
Lalu, bagaimana anda tahu cerita mana yang akan disampaikan dan kepada siapa disampaikan? Berikut adalah empat era yang perlu menjadi fokus perhatian anda:
Dapatkan Dukungan Atasan
Anda bisa melakukan ini dengan menunjukkan contoh kasus yang positif. Di manapun posisi perusahaan anda dalam hal menjaga kerahasiaan data, anda tidak akan kemana-mana tanpa dukungan para petinggi. Namun, mendapatkan dukungan atasan tidaklah semudah itu, apalagi jika mereka tidak memahami nilai tambah yang bisa diperoleh dari praktek manajemen data yang baik.
Mungkin, telah banyak pembicaraan tentang upaya mengatasi pelanggaran kerahasiaan data. Masalahnya adalah, sebuah program yang hanya fokus pada kepatuhan bisa jadi akan melewatkan peluang untuk membangun praktik operasi baik. Carilah peluang untuk menjadi seorang privacy storyteller dan tunjukkan bagaimana praktek baik dalam menjaga data bisa meningkatkan kepercayaan konsumen, membedakan perusahaan anda dari para pesaing, dan bahkan meningkatkan efisiensi kerja.
Misalnya, anda bisa meneruskan artikel yang memuat data statistik dan hasil riset tentang kerahasiaan data dan kepercayaan konsumen, membuat presentasi tentang bagaimana perusahaan yang mengutamakan kerahasiaan data bisa meningkatkan reputasinya, dan membagi data yang memuat informasi penghematan biaya melalui sistem pengumpulan data yang ringkas. Pastikan semua orang di perusahaan mengetahui informasi ini.
Bangun Dukungan Rekan Kerja
Berikan pemahaman kepada karyawan lain bagaimana mereka bisa menjaga kerahasiaan data personal. Salah satu cara terbaik untuk mendapat dukungan akar rumput terhadap upaya menjaga kerahasiaan data di perusahaan adalah memberi pemahaman kepada karyawan lain tentang bagaimana cara melindungi kerahasiaan data pribadi mereka secara online.
Anda bisa memberikan informasi tentang topik-topik tertentu, misalnya, bagaimana rekan kerja anda bisa mengelola kerahasiaan data online, bagaimana mencegah email scam seperti serangan phising dan bagaimana cara bertindak jika data mereka dijual atau disebarkan oleh orang lain atau perusahaan lain. Dengan cara ini, rekan kerja anda bisa memahami bagaimana pentingnya menjaga kerahasiaan data.
Konversi Tim Marketing
Data konsumen memainkan peran penting dalam operasi di setiap departemen. Data konsumen juga menjadi fondasi untuk semua fungsi pemasaran. Keduanya saling terkait erat, sehingga semua aturan tentang kerahasiaan data menitikberatkan upaya menjaga kerahasiaan data pribadi konsumen. Kunci untuk melakukan hal ini adalah dengan menggerakkan seluruh tim marketing untuk menjaga kerahasiaan data. Jika anda bisa menunjukkan bagaimana pentingnya menjaga privasi konsumen, maka anda mendapatkan sekutu terbaik untuk membangun budaya privasi di perusahaan.
Adakan Pelatihan
Terakhir, dorong agar perusahaan melakukan pelatihan tentang menjaga kerahasiaan data di perusahaan. Bisa jadi, bentuknya adalah seminar sehari atau pelatihan singkat. Sesi pelatihan semacam ini mungkin sudah ada, namun tidak selamanya efektif. Jika ingin membangun budaya menjaga kerahasiaan data di perusahaan, maka lebih baik anda menyediakan informasi yang lebih sedikit, dan fokus menunjukkan hasilnya.
Tagged With : manajemen bisnis • Manajemen Usaha