Bahkan anda yang saat ini sedang menjalankan bisnispun belum tentu pernah mendengar istilah desain kerja dinamis, bukan? Faktanya, konsep ini mungkin sudah akrab dalam keseharian anda di tempat kerja. Berikut ini akan dibahas beberapa prinsip desain kerja dinamis, yang mungkin akan membuat pekerjaan anda lebih efektif namun lebih mudah.
Apakah anda termasuk orang yang tidak suka menggunakan spreadsheets seperti Excel? Jika iya, maka pembahasan tentang desain kerja dinamis berikut mungkin cocok untuk anda. Bagi sebagian orang, spreadsheets adalah bagian di mana pekerjaan dan impian menjadi mati. Benarkah serumit itu? Ada kalanya bekerja di spreadsheets membuat semuanya terasa lebih sulit, bukan?
Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, tetap ada kondisi di mana kita percaya bahwa hal-hal yang sifatnya analog lebih baik daripada digital, terutama dalam kaitannya dengan manajemen proyek dan alur kerja. Apakah anda masih melihat penggunaan whiteboard untuk menggambar alur kerja saat rapat? Atau, anda masih menggunakan kertas flipchart yang ditempel di dinding untuk menjelaskan alur sebuah pekerjaan?
Prinsip Dasar Desain Kerja Dinamis
Pada dasarnya, tidak masalah apapun yang anda gunakan, sepanjang setiap orang bisa melihatnya secara utuh, sehingga mereka bisa memvisualisasikan bagaimana perusahaan anda bekerja. Berikut adalah beberapa prinsip dasar desain kerja dinamis yang dapat anda terapkan di perusahaan anda:
Adopsi Prinsip Manufaktur
Manufaktur, khususnya pabrik yang beroperasi bidang perakitan, kerap menggunakan suatu sistem petunjuk visual agar karyawan tahu di mana mereka berada. Misalnya, jika pekerjaan seseorang adalah memasang baut pada sebuah mesin di salah satu bagian pabrik, bisa jadi ada garis kuning di lantai untuk memberi tahu mereka bahwa mereka melewati garis aman. Ketika mereka melintasi garis merah, maka arus di tempat kerja mereka akan putus dan pimpinan di pabrik akan diberi tahu.
Artinya, pertunjuk visual tidak hanya memperingatkan adanya bahaya kepada karyawan, namun juga dilengkapi dengan fitur untuk mencegah resiko yang lebih buruk. Kuncinya adalah, orang yang melakukan pekerjaan tersebut terlebih dahulu harus tahu apa yang ia kerjakan dan tahu jika ada masalah. Mereka juga mestinya memiliki kesempatan untuk melakukan koreksi tanpa harus melalui intervensi pimpinan secara langsung.
Prinsip yang sama berlaku untuk hampir setiap model atau sekanario pekerjaan, baik di bidang manufaktur atau pekerjaan yang mengandalkan pengetahuan. Sayangnya, perusahaan sering tidak memiliki indikator yang jelas bagi karyawan untuk mengukur kinerjanya. Akibatnya, mereka bahkan tidak menyadari adanya masalah sampai mereka dipanggil ke kantor manajer.
Desain kerja dinamis memprioritaskan upaya untuk menetapkan alat ukur kinerja, sehingga setiap orang tahu dengan pasti bagaimana kinerjanya dan apa yang harus mereka perbaiki. Namun, alat ukur kinerja bukanlah satu-satunya yang dibutuhkan. Desain kerja dinamis memetakan koneksi manusia satu demi satu di tempat kerja. Manusialah yang menghubungkan sistem, bukan?
Jalin Komunikasi Secara Rutin
Komunikasi secara rutin sangat penting untuk membantu team tetap berada di jalur sesuai target. Misalnya, anda bisa mengatur jadwal rapat 15 menit sekali dalam 5 hari setiap minggunya. Rapat singkat seperti ini memberikan peluang bagi setiap orang untuk melihat papan manajemen visual dan melihat sampai di mana progress pekerjaan mereka, siapa saja yang membutuhkan bantuan, dan masalah apa yang mungkin mereka hadapi.
Hal baik dari pendekatan ini adalah jika sudah ada alat ukur kinerja yang jelas dan hubungan inter-personal sudah dibangun, disepakati, dan dipahami dengan jelas, maka semestinya tidak akan ada peserta rapat yang kaget dengan informasi yang disajikan di papan visual. Jika kinerja mereka bagus, mereka sudah tahu. Sebaliknya, jika mereka gagal, mereka juga tahu.
Namun, bagi mereka yang membutuhkan bantuan, rapat semacam ini memberikan peluang untuk mendapatkan bantuan yang dibutuhkan agar kembali ke jalur yang tepat menuju target. Sebaliknya, rapat ini juga menginformasikan kepada semua orang tentang perlunya mengubah alokasi sumber daya dan berapa waktu yang dibutuhkan. Tidak perlu berkomunikasi via email, karena semuanya hadir dan anda bisa membantu tim dan semuanya bisa saling membantu.
Tetap Fokus
Salah satu hal yang perlu anda tekankan kepada tim adalah jangan membawa hal-hal tidak penting ke ruang rapat. Jika mereka gagal melaksanakan tugasnya, bagaimana mungkin mengharapkan anggaran yang lebih besar untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Intinya, konsep desain kerja dinamis menekankan pentingnya tetap fokus pada tugas-tugas yang sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan. Jangan sampai teralihkan oleh hal-hal tidak penting namun menyita perhatian di tengah-tengah pengerjaan suatu proyek.
Hasil Akhir
Hasil akhir yang diharapkan dari desain kerja dinamis tentunya produktivitas yang lebih tinggi, tanpa pengorbankan kesenangan dan kebahagiaan karyawan. Di masa lalu, pimpinan memberikan apresiasi atas pencapaian kerja yang lebih tinggi dibanding target, secara kualitatif dan kuantitatif, namun melupkana aspek kemanusiaan. Desain kerja dinamis menggunakan versi modifikasinya, yakni mencapai tujuan organisasi sekaligus menjaga karyawan tetap merasa senang dalam bekerja.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen SDM