Pada post sebelumnya, dibahas beberapa alasan mengapa sistem perhitungan gaji mesti menjadi bagian dari evaluasi bisnis akhir tahun ini. Jika saat ini perusahaan anda masih menggunakan sistem perhitungan manual, maka tahun depan adalah waktu yang ideal untuk melakukan perbaikan. Perhitungan manual sangat rentan dengan kesalahan, yang berakibat pada keterlambatan dan bahkan sanksi atau denda, yang muncul jika kekeliran penghitungan gaji berimbas pada kekeliruan penghitungan pajak. Masalahnya akan semakin rumit, bukan?
Evaluasi Bisnis Akhir Tahun: Siapa Yang Membutuhkannya?
Sekali lagi, evaluasi bisnis diperlukan setiap perusahaan di akhir tahun. Namun, jika sistem perhitungan gaji selama ini belum mendapat perhatian khusus, maka mulailah tahun ini. Ada beberapa alasan lagi mengapa anda harus memfokuskan evaluasi bisnis akhir tahun ini ke aspek penggajian.
Anda Belum Menggunakan Otomatis dalam Perhitungan Gaji
Banyak pekerjaan terkait perhitungan gaji sebenarnya sama dan berulang dari bulan ke bulan. Lalu, apa salahnya jika pekerjaan berulang ini diselesaikan dengan aplikasi otomatis? Jika anda belum menggunakan aplikasi semacam ini, maka inilah saatnya anda melihat apakah pekerjaan berulang itu masih dikerjakan manual. Otomatisasi sistem perhitungan gaji bisa memperingkas pekerjaan anda, misalnya mempermudah penghitungan pajak dan gaji karyawan.
Namun, perlu diketahui bahwa otomatisasi sistem perhitungan gaji tidak berarti sistem auto-pilot secara penuh. Jika anda menginput data tidak benar, maka hasilnya juga tidak benar. Namun, jika informasi yang anda masukkan sudah benar dan diklarifikasi, maka pekerjaan anda akan jauh lebih ringan dengan bantuan otomatisasi ini.
Anda Belum Menggunakan Sistem Setor Langsung (Direct Deposit)
Tidak ada yang lebih gila dan repot dibanding mengganti cek gaji karyawan yang hilang. Jika proses perhitungan gaji anda belum mengadopsi sistem setor langsung, atau sistem pembayaran otomatis ke rekening karyawan, maka anda akan mengalami banyak masalah. Misalnya, cek kertas berpotensi hilang, salah cetak, atau mudah rusak, saat anda mencetak atau saat terkena cairan. Sistem setor langsung bisa mencegah permasalahan seperti ini. Masukkan gaji karyawan langsung ke rekening bank milik mereka. Cara ini lebih aman, lebih nyaman untuk semua, dan pekerjaan anda lebih ringan.
Kesalahan Data Karyawan Masih Sering Ditemukan
Jika permasalahan data karyawan masih sering terjadi di perusahaan anda, maka evaluasi bisnis akhir tahun inilah momen untuk mengoreksinya. Sekali lagi, proses perhitungan gaji akan betul, jika informasi yang dimasukkan ke dalam sistem juga betul. Masalahnya adalah, kerap terjadi kesalahan pada data karyawan. Aturan pajak, tarif lembur, jam kerja, dan sejenisnya kerap berubah. Kesalahan adalah hasil akhir dari berbagai kekeliruan yang mungkin terjadi, misalnya:
- Format pajak keliru
- Pengelompokan karyawan keliru
- Perubahan tarif pajak
- Perubahan jam kerja
- Perhitungan jam lembur, dsb
Anda tentu lebih tahu dari siapapun kondisi sistem perhitungan gaji di perusahaan anda. Jika anda masih mengalami masalah terkait data pegawai, maka bisa jadi sistemnya lah yang mesti diperbaiki.
Fitur Sistem Penggajian Yang Dibutuhkan
Dalam evaluasi bisnis akhir tahun, anda tidak hanya mengambil keputusan apakah akan memperbaiki atau mengganti sistem penggajian, namun juga menentukan pilihan aplikasi mana yang paling cocok untuk perusahaan anda. Anda membutuhkan sesuatu yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dan bisa menghemat waktu dan uang. Harapannya, semua permasalahan yang memicu sakit kepala terkait perhitungan gaji bisa diselesaikan, bukan?
Lalu, seperti apa sistem penggajian yang bagus? Satu hal yang terlintas dalam fikiran kita pastinya: fitur, fitur, dan fitur. Payroll software atau software penggajian yang anda gunakan mestinya memiliki beberapa fitur berikut:
- Setup mudah. Anda tentunya menginginkan sebuah sistem payroll yang mudah diinstal. Tidak ada alasan untuk memboroskan waktu dengan sistem yang rumit dan memicu sakit kepala baru di awal tahun depan.
- Perhitungan dan penyetiran pajak lebih akurat. Sistem payroll yang benar akan mempermudah anda menghitung dan menyetor pajak. Lebih baik lagi, sistem tersebut menyajikan perhitungan akurat. Artinya, tidak ada lagi keruwetan dan kepanikan, ketika anda membaca artikel tentang perubahan tarif pajak, misalnya. Carilah software yang bisa mengatasi masalah perhitungan pajak, dan bisa update tarif pajak secara otomatis.
- Otomatisasi Terintegrasi. Apakah anda mengumpulkan laporan jam kerja, mengerjakan dokumen karyawan, dan mencatat kompensasi karyawan secara manual dari tahun 2022? Dengan software payroll, anda bisa mengintegrasikan waktu dan kehadiran, sehingga anda tidak perlu memburu karyawan untuk mendapatkan informasi jam kerja mereka. Karyawan bisa menelusuri jam kerja mereka, dan perhitungan gaji mereka juga diupdate otomatis.
- Self-service bagi karyawan. Dengan sistem self-service, karyawan bisa mengubah data pribadi, melihat data tunjangan, kartu kendali jam kerja, dan mencetak sendiri informasi gaji mereka. Sistem ini sangat cocok untuk menjaga informasi karyawan tetap terupdate.
- Dukungan Konsumen. Customer support sangat penting untuk proses perhitungan gaji yang baru. Pastikan bahwa sistem yang anda pilih didukung dengan layanan konsumen yang memuaskan, ada tempat bertanya jika ada sesuatu yang meragukan atau jika anda mengalami masalah. Customer support mestinya mudah diakses. Carilah provider yang menyediakan layanan konsumen secara gratis, dan memiliki review yang sangat baik dari konsumennya.
Terakhir, harga juga menjadi perhitungan, meskipun harga semestinya menjadi aspek terakhir yang anda pertimbangkan saat memiliki aplikasi payroll sebagai bagian dari evaluasi bisnis akhir tahun.
Tagged With : manajemen bisnis