Berita-berita penting mestinya disampaikan oleh para pemimpin pada saat yang tepat dan melalui saluran yang tepat, baik itu berita tentang lowongan pekerjaan, update tentang pendanaan, maupun tentang perubahan strategi perusahaan. Komunikasi yang tidak efektif bisa membuat karyawan menjadi bingung, tidak nyambung, dan frutrasi. Di sinilah pentingnya cara menyampaikan berita penting secara efektif. Jika dilakukan dengan tepat, maka berita yang disampaikan bisa membangun tim dan membuat anggotanya semakin dekat, dan membuat mereka merasa sejalan dengan tujuan besar perusahaan.
Cara Menyampaikan Berita Penting Secara Efektif
Jika anda sedang mencari cara menyampaikan berita penting kepada perusahaan secara efektif, maka cobalah beberapa tips rekomendasi berikut:
- Fikirkan Terlebih Dahulu. Di masa lalu, kita harus menggunakan papan tulis untuk menyampaikan setiap informasi, sekecil apapun itu. Saat ini, ketika ada berita baru, para pemimpinlah yang menjadi penyaring pertama untuk menentukan bagaimana cara menyampaikan informasi tersebut kepada tim, apakah akan disampaikan ke seluruh tim, kepada sekelompok kecil saja, atau perorangan. Dalam kasus tertentu, pimpinan perusahaan bisa jadi memutuskan tidak melakukan apa-apa.
- Gunakan Kanal Telegram. Kanal telegram adalah sebuah saluran komunikasi satu arah, dan memungkinkan anda menyampaikan pesan dan berkomunikasi dengan kelompok yang besar. Layanan ini terenkripsi secara penuh dan sangat mudah diakses, serta bisa diunduh ke ponsel anda. Pesan-pesan di Telegram bahkan bisa memiliki open rate (kemungkinan dibuka oleh sasaran) yang lebih tinggi dibanding email.
- Pastikan REACH. Berkomunikasi dengan karyawan erat kaitannya dengan transparansi dan kemampuan mewujudkan REACH, yakni: R (Recording) – alias mencatat setiap pesan yang akan anda sampaikan, E (Engage) atau berinteraksi dengan karyawan anda, A (Answer) atau menjawab pertanyaan, C (Catch) atau menarik perhatian menggunakan media visual atau suara, serta H (humanize) atau memastikan pesan anda layak diterima oleh karyawan anda.
- Berbagi Visi. Satu lagi cara menyampaikan berita penting kepada karyawan adalah memastikan setiap karyawan di perusahaan anda bekerja menuju satu tujuan atau visi bersama. Apapun beritanya, baik terkait akuisisi atau kepemimpinan baru, rencanakan sebuah visi bersama untuk masa depan dan arahkan agar setiap orang di perusahaan memahami “apa” dan “mengapa” yang mendasari setiap langkah yang diambil perusahaan. Dengan visi bersama, setiap orang akan bekerja menuju satu arah, sehingga akan lebih mudah membangun kebersamaan dan fokus untuk mencapai tujuan jangka panjang.
- Mulailah dengan Pertemuan Face-to-Face. Ini adalah cara yang terbaik. Tunggulah forum yang tepat, di mana anda bisa bertemu seluruh karyawan, misalnya di ruang pertemuan. Tunjukkan visi perusahaan kepada mereka, sampaikan berita penting, dan sampaikan kepada mereka mengapa langkah tersebut diambil. Diskusikan apa dampaknya saat ini maupun di masa mendatang. Terakhir, sampaikan apa manfaatnya bagi setiap karyawan. Pada saat yang sama, cobalah menjawab beberapa pertanyaan, dan sisanya bisa dijawab via Email atau melalui pertemuan khusus.
- Bangun kanal khusus. Saat ini, ada banyak orang yang bekerja dari jarak jauh, sehingga semakin sulit untuk melakukan rapat secara langsung. Jadi, perusahaan bisa membangun saluran komunikasi sendiri, seperti Slack, yang hanya digunakan untuk update dan pengumuman. Dengan cara ini, perusahaan bisa memastikan bahwa informasi yang disampaikan diterima oleh setiap orang. Email bisa saja diabaikan, namun jika setiap orang memiliki akses terhadap saluran tersebut, maka pesannya sampai lebih cepat kepada setiap orang.
- Sampaikan Alasan dengan Benar. Misalnya, perusahaan bisa memilih satu saluran saja, seperti Microsoft Teams. Untuk setiap update informasi yang disampaikan – seperti adanya karyawan baru, fasilitas tambahan, bonus, dan sebagainya – perusahaan bisa memperkuatnya dengan alasan-alasan tertentu yang mendasari keputusan tersebut. Cobalah bertindak setransparan mungkin di setiap komunikasi, sehingga tidak ada keraguan dan karyawan bisa menerima perubahan tersebut secara lebih baik.
- Jadwalkan pertemuan langsung. Sejauh ini, salah satu cara menyampaikan berita penting yang paling baik adalah melalui pertemuan atau rapat. Para pemimpin perusahaan bisa mendiskusikan perkembangan terbaru dan menjawab setiap pertanyaan yang mungkin diajukan karyawan. Dengan sistem komunikasi seperti ini, karyawan bisa mendengarkan berita-berita baru dari sumber terpercaya dan memiliki peluang untuk bertanya.
- Fokus untuk Menjawab “Mengapa.” Sampaikan mengapa berita tersebut penting dan apa dampaknya kepada perusahaan dan karyawan. Selain itu, tunjukkan sikap baik. Misalnya, saat mengumumkan berita tentang karyawan baru, anda bisa fokus kepada kenapa posisi itu penting bagi tujuan perusahaan. Sampaikan tim mana saja yang ikut mendukung dan bagaimana mereka bisa memberdayakan karyawan baru tersebut sebagai sumber daya. Ingatkan bahwa para pemimpin membutuhkan dan menghargai kontribusi setiap karyawan.
Sebenarnya, masih ada beberapa cara menyampaikan berita penting kepada seluruh personil di perusahaan yang bisa anda terapkan, sehingga pesan anda sampai dan diterima dengan baik. Dapatkan pembahasannya pada post selanjutnya.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen SDM