Menjalankan bisnis laksana memasuki sebuah labirin yang rumit. Ada banyak jalan yang bisa dipilih, sehingga sulit untuk menentukan mana yang benar. Ketika bisnis anda tumbuh, maka penting bagi anda untuk menemukan tool yang benar untuk mempermudah mencapai kesuksesan secara efisien, dan mendapatkan sistem informasi yang tepat adalah salah satu cara penting untuk melalui proses ini.
Mendapatkan Sistem Informasi Yang Tepat: Apa Manfaatnya?
Sistem informasi hadir dalam berbagai bentuk, seperti CRM, ERP, HRIS, HER, aplikasi akunting/pembukuan, manajemen proyek/tugas, dan sebagainya. Sayangnya, pemilik bisnis kerap merasa enggan untuk menerapkan sistem informasi seperti ini, karena adanya miskonsepsi tentang kompleksitas dan biayanya. Faktanya, sistem informasi jauh lebih sederhana, lebih mudah, dan lebih murah.
Sistem informasi yang tepat menawarkan begitu banyak keuntungan bagi anda dalam menjalankan usaha, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi dan memperingkas proses bisnis, dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual dan meminimalisir resiko error. Alhasil, perusahaan bisa menghemat banyak biaya;
- Menghasilkan proses tanpa-masalah antar fungsi di dalam perusahaan, karena bisa diintegrasikan dengan sistem lain;
- Mengoptimalkan analisis, sehingga perusahaan mendapatkan akses terhadap informasi yang berharga tentang operasinya. Informasi yang sebelumnya sulit didapatkan kini berada dalam genggaman.
- Melindungi data sensitif dari ancaman, serta menjaga anda tetap patuh pada regulasi industri;
Meskipun sistem informasi bisa membantu bisnis mengatasi tantangan atau masalah-masalah operasional, tidak mudah menemukan, mengevaluasi, dan memilih sistem informasi yang tepat. Namun tentunya, ada beberapa hal yang bisa anda lakukan untuk mendapatkan sistem informasi yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.
Langkah Strategis untuk Mendapatkan Sistem Informasi Yang Tepat
Berikut adalah beberapa tahap yang bisa anda lakukan untuk mendapatkan sistem informasi yang tepat untuk bisnis anda yang sedang tumbuh dan berkembang:
Step 1: Temukan Gap dan Tetapkan Tujuan
Buat layout yang jelas tentang isu-isu, permasalahan atau gap yang perlu ditangani oleh perusahaan anda. Jika anda merasa tidak akan mungkin menyelesaikan semuanya sekalian, maka mulailah satu per satu. Mulai dari isu yang dampaknya paling besar. Kemudian, cobalah menghitung berapa kerugian yang mungkin anda tanggung jika masalah tersebut tidak diselesaikan. Pertimbangkan faktor-faktor potensial seperti hilangnya klien, upah untuk pekerjaan manual, atau berkurangnya kapasitas untuk menangani pekerjaan bervolume tinggi secara efektif.
Step 2: Identifikasi Fitur Yang Wajib Ada
Buat daftar fitur-fitur penting untuk membantu anda mengisi gap yang sudah diidentifikasi sebelumnya: pertimbangkan semua informasi, alat ukur, dan fungsi yang anda butuhkan untuk melaksanakan operasi yang diinginkan. Kemudian, lakukan penilaian integrasi mana yang tidak bisa tidak. Apakah ada sistem lain yang saat ini sedang anda gunakan atau akan anda gunakan, sehingga sistem baru tersebut juga harus terintegrasi dengan sistem yang sudah ada.
Step 3: Evaluasi Sistem Support Yang Akan Anda Butuhkan
Bersikap jujurlah tentang keahlian teknis tim anda. Jika anda merasa tidak percaya diri dengan mereka, maka carilah sebuah sistem yang memberi banyak dukungan atau paket implementasi yang dapat mempermudah proses tersebut. Atau, dapatkan panduan dari tenaga profesional yang bisa memberikan asistensi pakar, seperti praktek manajemen kepemimpinan yang khusus dalam menyokong bisnis yang sedang tumbuh.
Step 4: Temuan Pesaing Anda
Gunakan mesin pencari untuk menemukan sistem yang cocok dengan kebutuhan anda (mis., gunakan kata kunci “CRM paling direkomendasikan untuk perusahaan dengan karyawan kurang dari 50 orang”); navigasi ke outlet media seperti Forbes atau Techcrunch yang biasanya menyediakan informasi atau post yang membandingkan beberapa sistem menurut kategorinya. Kemudian, lihat review online dan rating untuk menentukan sistem mana yang ingin anda coba berdasarkan fungsi dan biaya.
Step 5: Lakukan Evaluasi Biaya
Tentukan estimasi anggaran yang akan anda gunakan, dengan membuat rincian estimasi biaya yang sifatnya berulang (biaya berlangganan, pemeliharaan, dsb) dan biaya implementasi (pengembangan, integrasi, support, pemberdayaan SDM, dsb). Semakin kompleks kebutuhan anda, semakin besar biaya yang dibutuhkan. Kemudian, bandingkan biaya yang akan muncul jika masalah tersebut tidak diatasi.
Step 6: Lakukan Penilaian Terhadap Sistem
Pisahkan sistem yang sudah anda pilih pada Step 4 di atas menjadi dua kategori: sistem yang cocok dengan anggaran anda (dan fitur wajib) dan sistem yang tidak cocok dengan budget anda. Akan ada sistem yang memiliki fitur dan integrasi sesuai kebutuhan anda, namun mungkin biayanya terlalu tinggi. Kemudian, buat daftar singkat sistem yang akan dievaluasi lebih lanjut. Lakukan penilaian terhadap sistem yang memenuhi syarat, kemudian pilih salah satu yang menurut anda paling cocok, dan mulailah menguji fungsionalitasnya menggunakan akun percobaan atau live demo.
Step 7: Ajukan Pertanyaan
Saat melakukan ujicoba, cobalah kontak tim support dari sistem tersebut. Hal ini penting dilakukan, bukan hanya untuk memastikan bahwa anda sudah mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan secara matang. Anda juga bisa sekaligus menilai kualitas layanan konsumen dari perusahaan penyedianya. Ingat: jika mereka tidak memperlakukan anda dengan baik sebagai calon konsumen, mereka mungkin juga tidak akan memperlakukan anda dengan baik sebagai konsumen.’
Terakhir, buatlah keputusan dengan penuh keyakinan, setelah anda melakukan 7 tahap dalam mendapatkan sistem informasi yang tepat untuk perusahaan anda. Jangan lupa untuk tetap melakukan evaluasi secara berkala untuk menilai kecocokannya, saat bisnis anda tumbuh.
Tagged With : data • manajemen bisnis • manajemen data