Akan ada masanya di mana anda merasa perlu meng-upgrade atau bahkan mengganti peralatan kantor, seperti komputer, kendaraan, atau peralatan lain yang digunakan oleh tim untuk melaksanakan pekerjaannya. Awalnya, anda mungkin merasa bahwa membeli peralatan baru atau model-model terbaru tanpa banyak pertimbangan adalah solusi yang lebih cepat dan jauh lebih praktis. Namun, cobalah lihat kembali pada pengelolaan peralatan kantor anda, sebelum memutuskan membeli peralatan baru. Bukan hanya harga yang mestinya menjadi pertimbangan, namun juga manfaatnya untuk meningkatkan produktivitas tim.
Pengelolaan Peralatan Kantor: Pertimbangkan Ini Sebelum Membeli Yang Baru!
Apa sebenarnya yang harus anda pertimbangkan sebelum membeli peralatan kantor yang baru? Sharing pengalaman dari sejumlah pengusaha dapat menjadi masukan tentang apa yang mesti anda pertimbangkan terlebih dahulu sebelum melakukan upgrade atau penggantian peralatan.
Apa yang benar-benar dibutuhkan tim anda
Tanyakan kepada tim anda apa yang benar-benar mereka butuhkan. Di masa lalu, kita cenderung membeli semua bentuk peralatan digital agar proses kerja kita lebih efisien, namun pada akhirnya, kita berhenti mengikuti layanan berlangganan. Soalnya, alat hanyalah alat. Alat tidak akan berguna jika orang tidak tahu bagaimana menggunakannya, atau merasa alat tersebut tidak praktis. Jadi, cobalah untuk selalu bertanya kepada tim anda sebelum memutuskan melakukan upgrade atau penggantian peralatan kerja.
Menurut Solomon Thimothy dari OneIMS, pengelolaan peralatan kantor yang benar adalah menyediakan peralatan yang benar-benar membutuhkan. Anda mungkin merasa perlu meng-upgrade atau mengganti peralatan kerja karyawan, namun itu belum tentu banyak membantu mereka dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.
Waktu dan Energi
Marjorie Adams dari Fourlane memegang prinsip bahwa jika suatu alat akan membuat timnya lebih produktif dan tingkat stress mereka berkurang, maka ia akan membelinya. Mereka bekerja menggunakan software akunting. Pekerjaan yang berurusan dengan software pastinya tidak mudah, dan tim tech sering terkendala, dan pada akhirnya dapat memicu stress. Jika perangkat keras di-upgrade, terutama terkait kecepatan prosesnya, maka tim diharapkan dapat meningkatkan kinerjanya, maka perusahaan tidak akan berfikir dua kali untuk membelinya.
Ketersediaan Sistem Dukungan
Jika anda berfikir untuk mengganti peralatan kerja, maka salah satu hal pertama yang perlu anda pertimbangkan adalah ketersediaan sistem dukungannya dari penyedia. Dengan kata lain, sistem dukungan mudah tersedia untuk membantu anda, atau haruskah anda menunggunya hingga hari Senin (saat mengalami kendala di akhir minggu)? Jika masalahnya besar dan anda harus menunggu jawabannya, maka anda bisa saja kehilangan keuntungan dan bahkan kehilangan kepercayaan dari konsumen.
Menurut John Turner, dari SeedProd LLC, tidak sulit untuk mengetahui mengapa sebuah brand menawarkan sistem dukungan terhadap produk atau jasa yang mereka jual. Ketersediaan sistem dukungan dapat mempengaruhi keputusan untuk membeli atau tidak, terutama bagi usaha kecil yang budget-nya masih sangat terbatas.
Dampak terhadap Klien dan Konsumen
Hal penting lain yang perlu anda pertimbangkan dalam pengelolaan peralatan kantor adalah dampaknya bagi klien dan konsumen anda. Di sejumlah area bisnis, anda bisa saja menunda upgrade terhadap perlaatan kerja, karena dampaknya terhadap konsumen tidak besar. Namun di bidang lain, seperti teknologi atau bidang yang terkait dengan pelayanan konsumen, maka anda perlu mempertimbangkan pengalaman konsumen anda.
Misalnya, ketika Google melakukan update terhadap produk-produknya, dampaknya terasa kuat dan cepat terhadap bagaimana pengguna berinteraksi dengan mesin pencari dan website. Jadi, anda perlu melakukan upgrade terhadap proses bisnis atau aliran kerja, jika tidak, perusahaan anda bisa ketinggalan zaman. Secara keseluruhan, anda perlu mempertimbangkan pengalaman konsumen ketika mempertimbangkan untuk melakukan upgrade terhadap pengelolaan peralatan kantor.
Harga vs Keuntungan
Jika sudah waktunya melakukan upgrade atau penggantian terhadap peralatan kantor, salah satu faktor yang harus anda pertimbangkan terlebih dahulu adalah analisis laba-ruginya. Dalam analisis ini, anda menimbang antara biaya pembelian dan pemeliharaan peralatan kantor dengan potensi keuntungan yang dihasilkannya bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup harga beli peralatan, opsi pembiayaan atau leasing, dan perkiraan usia ekonomis peralatan.
Anda juga perlu mempertimbangkan dampak potensial dari peralatan baru tersebut terhadap perusahaan, termasuk efisiensi atau peningkatan produktivitas yang mungkin dihasilkan. Dengan melakukan evaluasi laba-rugi secara seksama terhadap peralatan baru, anda bisa mengambil keputusan dengan pertimbangan matang, apakah investasi tersebut layak dan selaras dengan tujuan bisnis anda.
Keamanan
Salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan saat melakukan upgrade atau penggantian terhadap peralatan kantor adalah keamanan. Apapun peralatan yang anda gunakan, anda harus memastikan keamanannya bagi karyawan maupun perusahaan secara umum. Anda juga mesti memastikan bahwa peralatan tersebut memenuhi seluruh standar keamanan dan regulasi yang ada untuk melindungi karyawan dari potensi ancaman, seperti ancaman keamanan atau penyalahgunaan data pribadi.
Sebenarnya, masih ada beberapa faktor yang perlu anda pertimbangkan dalam pengelolaan peralatan kantor, terutama saat mempertimbangkan untuk upgrade atau mengganti peralatan kantor. Di antaranya adalah waktu pembelian, opsi pembayaran yang tersedia, dan sebagainya. Pastikan anda mempertimbangkannya secara matang sebelum memutuskan mengupgrade atau membeli peralatan baru.
Tagged With : manajemen bisnis