Tahukah anda bahwa sekitar 31% karyawan memboroskan waktunya setidaknya 30 menit setiap hari. Bisa jadi, pemborosan waktu terjadi saat berbincang-bincang, menggunakan media sosial, berselancar di internet, dan aktivitas selingan lainnya. Selain itu, ada beberapa aktivitas yang secara tidak sadar jugaa memboroskan waktu anda. Jika anda ingin memperbaiki manajemen waktu di tempat kerja, maka inilah saatnya mengidentifikasi apa saja hal yang memboroskan waktu alias time waster tersebut dan bagaimana cara menanganinya sebelum anda kehilangan kendali.
Kita semua tahu bahwa time wasters itu memang ada di tempat kerja. Namun, tahukah anda apa saja? Dengan menemukan tugas-tugas yang banyak menyita waktu, anda bisa menghindarinya atau menanganinya dengan lebih baik (dan menghemat waktu untuk focus pada hal-hal penting).
Manajemen Waktu di Tempat Kerja: Time Wasters
Jika anda ingin menerapkan manajemen waktu di tempat kerja dengan baik, cobalah menghindari beberapa time wasters berikut ini:
Rapat Yang Tidak Penting
Jujur saja: tidak semua rapat penting dan produktif. Faktanya, sebagian justru tidak penting dan benar-benar memboroskan waktu kita, bukan? Jika bisnis anda sama dengan bisnis lain, anda mungkin sering menghabiskan waktu yang berharga untuk menghadiri rapat-rapat yang tidak penting. Menurut sebuah survey, sekitar 67% karyawan menyatakan bahwa produktivitas mereka kerap terganggu karena menghabiskan terlalu banyak waktu untuk rapat.
Lebih mengejutkan lagi, sekitar 92% karyawan mengaku bekerja multi-tasking saat mengikuti rapat-rapat yang dianggap tidak penting tersebut. Rapat yang tidak penting ini bukan hanya memboroskan waktu, namun juga bisa membuat tim anda kehilangan fokus atas pekerjaannya dan menjadi tidak produktif. Belum lagi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk rapat-rapat tersebut. Lalu, apa solusinya? Ada beberapa pilihan. Dibanding menghadiri rapat-rapat yang tidak produktif, anda beserta tim bisa:
- Mengatur pertemuan lebih awal, dan merumuskan poin-poin yang akan didiskusikan;
- Hanya mengadakan rapat jika benar-benar penting;
- Mengatur batasan waktu untuk rapat;
- Meminta tim anda menyiapkan poin-poin yang akan dibicarakan;
- Membuat rapat sesingkat mungkin
- Hanya fokus pada topik yang disepakati.
Multitasking
Percaya atau tidak, manajemen waktu di tempat kerja yang baik tidak menganjurkan anda melakukan tugas ganda secara bersamaan. Berpindah dari satu tugas ke tugas lain seolah-olah membantu anda menghemat waktu dalam jangka panjang. Faktanya? Multitasking justru menjadi salah satu time waster terbesar di perusahaan, di mana hanya 2.5% orang yang bisa melakukan multitasking dengan efektif.
Multitasking bisa membuat anda melakukan kesalahan, menurunkan kualitas pekerjaan, dan menghambat kreativitas. Ditambah lagi, multitasking lebih mudah memicu kelelahan. Jadi, apa yang perlu dilakukan pimpinan di perusahaan? Daripada mencoba melakukan multitasking agar semua pekerjaan bisa diselesaikan, anda dan tim lebih baik fokus pada satu tugas terlebih dahulu. Setelah tuntas, baru beralih ke tugas lain. Percayalah, anda bisa mengerjakan lebih baik jika anda berkonsentrasi pada satu tugas sebelum beralih ke tugas lain.
Micromanagement Terhadap Karyawan
Micromanagement mungkin awalnya terlihat cukup menarik, terutama jika bisnis anda masih baru dan anda bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kesuksesan usaha tersebut. Namun, efek negatifnya bisa lebih banyak dibanding efek positifnya apalagi sudah berurusan dengan manajemen waktu di tempat kerja. Tentunya, anda ingin menyelesaikan semua pekerjaan dengan baik. Namun, anda mempekerjakan tim karena satu alasan: untuk mendelegasikan tugas-tugas tersebut dan memastikan semuanya dikerjakan hingga tuntas.
Anda tidak mempekerjakan orang hanya untuk dipantau, bukan? Tepatnya, anda mempekerjakan orang untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas kecil, sehingga anda bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih besar. Micromanagement tidak hanya memboroskan waktu anda, namun juga memboroskan waktu anggota anda.
Daripada mengambang tidak jelas, lebih baik anda mengatur ekspektasi dan tujuan yang jelas. Satu hal lagi: jangan takut meminta masukan dari karyawan anda. Anda tidak pernah tahu ide semacam apa yang mereka miliki untuk merampingkan proses kerja dan menjadikan perusahaan anda lebih baik di masa depan jika anda tidak bertanya. ‘
Ketidakteraturan
Pernahkah anda menghabiskan begitu banyak waktu hanya untuk mencari sebuah dokumen sebelum mengikuti rapat penting? Atau, apakah anda pernah mengalami kesulitan menemukan catatan atau file yang ‘rasanya baru anda lihat?” Jika demikian, berarti anda sudah menjadi korban ketidakteraturan alias ketidakrapihan. Tahukah anda, ternyata kurangnya kerapihan dalam Menyusun bahan kerja justru menjadi salah satu time waster terbesar di tempat kerja?
Memboroskan waktu karena mencari dokumen atau file bukanlah sesuatu yang anda sukai, bukan? Selain itu, ketidakteraturan ini bisa memicu stress dan frustrasi bagi banyak orang – bukan hanya anda. Oleh sebab itu, jika ingin memperbaiki manajemen waktu di tempat kerja, cobalah lakukan hal-hal berikut:
- Susun sebuah sistem pengaturan untuk file, folder, penyimpanan digital, dan sebagainya;
- Rapikan peralatan kerja anda
- Buat daftar ceklis dan agenda kerja dengan baik.
Dapatkan pembahasan lebih lanjut tentang manajemen waktu di tempat kerja dengan menghindari time waster terbesar pada post berikutnya.
Tagged With : manajemen bisnis • Manajemen Usaha