Manajemen Waktu di Tempat Kerja: Hindari Time Waster Ini – Part 2

Pada post sebelumnya dibahas sejumlah time waster alias hal-hal yang dapat memboroskan waktu anda maupun karyawan di tempat kerja. Di antaranya adalah rapat-rapat yang tidak substantif dan terlalu lama. Multi-tasking, alias nyambi, melakukan hal lain saat mengerjakan sesuatu, selama ini dianggap sebagai kegiatan untuk menghemat waktu. Faktanya, multi-tasking ternyata bisa membuang waktu anda percuma karena bisa menghilangkan fokus. Demikian juga ketika anda mengurusi hal-hal kecil pada karyawan, yang sebenarnya bisa membuang waktu. Jika ingin memperbaiki manajemen waktu di tempat kerja, pastikan peralatan dan perlengkapan kantor tertata dengan baik, termasuk file dan dokumen, bukan hanya yang bersifat fisik namun juga data-data digital.

Memperbaiki Manajemen Waktu di Tempat Kerja dengan Menghindari Time Wasters

Menelusuri data-data digital bahkan terkadang bisa memboroskan lebih banyak waktu, apalagi jika upaya menjajaki file atau dokumen tersebut disertai komunikasi dengan karyawan atau pihak lain. Berikut adalah beberapa time waster lainnya yang harus anda hindari saat berupaya memperbaiki manajemen waktu di tempat kerja:

manajemen waktu di tempat kerja 2

Email yang Tidak Relevan

Email menjadi bagian penting dari komunikasi di tempat kerja. Namun, email juga bisa menjadi time waster besar jika anda tidak menggunakannya dengan tepat.  Email laksana lobang kelinci, di mana penggunanya mudah ‘tersesat’ dan terlena, sehingga tidak sadar telah memboroskan banyak waktu sepanjang hari. Kondisi ini terutama sering dialami para pemilik bisnis. Para pemimpin perusahaan dilaporkan menghabiskan rata-rata 3 hingga 4 jam setiap minggu hanya untuk membuka dan membaca email yang sebenarnya tidak memberi nilai tambah bagi usaha mereka.

Jika dikalikan per tahun, angka tersebut mencapai 177 jam (atau setara dengan seminggu penuh)!. Tentunya, bukan berarti anda harus menghapus email-email tersebut. Lalu, apa saja pilihan yang tersedia jika anda ingin memperbaiki  manajemen waktu di tempat kerja dengan menghindari time waster ini? Berikut adalah pilihannya:

  • Gunakan ponsel, video-call, atau percakapan face-to-face;
  • Hindari mengecek email sebagai aktivitas pertama di pagi hari;
  • Cek email hanya beberapa kali dalam sehari. Tentunya interval waktunya.
Baca Juga:   Strategi Melipatgandakan Keuntungan Bisnis Online: Part 2

Semakin sedikit anda menghabiskan waktu memeriksa email, semakin banyak waktu yang bisa anda hemat untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih penting.

Tidak Adanya Delegasi

Pendelegasian tugas dan tanggung jawab adalah salah satu alasan mengapa anda merekrut karyawan atau anggota. Jika anda harus mengerjakannya semua, untuk apa ada bawahan? Pembahasan tentang pendelegasian ini mendapat penekanan khusus karena memang sangat penting. Tidak adanya delegasi tugas bisa membuat anda justru tidak produktif dan membuang-buang banyak waktu kerja.

Jika anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas kecil yang sebenarnya bisa didelegasikan kepada karyawan, maka perhatian anda akan teralihkan dari tugas-tugas besar yang sesungguhnya. Oleh sebab itu, anda harus belajar bagaimana melepaskan dan mendelegasikan sebagian tugas kepada anggota tim lainnya. Jika tidak, anda akan memboroskan banyak waktu dan energi, namun tidak bisa mengembangkan bisnis.

Lalu, bagaimana cara menghadapi time waster ini? Jawabannya sederhana: delegasikan tugas. Biarkan karyawan anda mengerjakan tugas-tugas kecil yang sifatnya rutin, apalagi jika membutuhkan banyak waktu. Dengan delegasi tugas, anda bisa memfokuskan perhatian pada upaya-upaya mengembangkan usaha.

Aktivitas Online

Jika tidak bijak dalam memanfaatkan waktu, anda akan teralihkan oleh aktivitas-aktivitas online yang justru dapat memboroskan banyak waktu. Memang benar, sebagian besar pekerjaan saat ini dilakukan menggunakan komputer (apalagi jika masih ada karyawan yang bekerja dari rumah). Aktivitas online sangat mudah mengalihkan perhatian seseorang.  Hal-hal kecil, seperti mengecek media sosial dalam beberapa menit, mencari informasi tertentu di Google, atau sekedar chat dengan teman pada akhirnya bisa menjadi time waster yang besar.

Jika ingin  memperbaiki manajemen waktu di tempat kerja, maka cobalah menghindari distraksi online ini. Ada beberapa hal yang bisa anda lakukan, misalnya, mendorong anggota tim anda untuk mengatur jadwal sebaik mungkin dan mengurangi aktivitas media sosial, jajaki waktu kerja (misalnya, menggunakan aplikasi), dan pastikan bahwa tim anda memanfaatkan waktu istirahat dan makan siang dengan baik.

Baca Juga:   Bekerja Dari Rumah: Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Sosial Karyawan?

Jika berhasil mengurangi waktu mengerjakan aktivitas online, terutama media sosial, dan memanfaatkan waktu istirahat dengan baik, percayalah bahwa produktivitas perusahaan anda akan meningkat. Anda maupun karyawan bisa bekerja lebih fokus sepanjang hari, sehingga hasil pekerjaan anda juga menjadi lebih berkualitas. Tidak ada salahnya memeriksa pesan di media sosial sekali-sekali, namun jangan berkepanjangan. Cobalah membuat batasan waktu menggunakan media sosial untuk diri sendiri, dan usahakan untuk mematuhinya.

Di tengah sistem kerja yang semakin terdigitalisasi, manajemen waktu di tempat kerja mendapat tantangan yang semakin besar. Banyak time waster nampaknya singkat dan sepele. Namun, jika dibiarkan berkepanjang dan diakumulasi, maka hasilnya akan sangat mengejutkan. Produktivitas karyawan menjadi penentu keberlanjutan usaha. Jadi, cobalah mengatur manajemen waktu sebaik mungkin, sehingga time waster yang sudah dibahas di atas bisa anda minimalisir.

Tagged With :

Leave a Comment