Pada post sebelumnya, dibahas tiga kesalahan yang kerap terjadi dalam mengelola sistem gaji karyawan, yakni kesalahan dalam mengelompokkan karyawan, kesalahan dalam mengenakan tarif pajak, dan kekeliruan dalam membedakan karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan dari pajak. Satu lagi kekeliruan yang kerap terjadi adalah lalai memenuhi deadline atau batas waktu pembayaran gaji dan pajak, sehingga bisa mengakibatkan denda.
Semakin banyak upaya yang anda lakukan untuk memenuhi deadline, maka semakin baik dampaknya bagi anda. Jika anda lupa mengelola sistem gaji karyawan dan melakukan pembayaran secara on time, maka belajarlah dari kesalahan anda, bayar gaji karyawan anda sesegera mungkin, dan ambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindari kesalahan yang sama di masa mendatang. Jika anda lupa mengajukan SPT dan pembayaran pajak atas penghasilan karyawan, jangan panik. Hubungi kantor perpajakan untuk mengetahui apa yang harus anda lakukan untuk memenuhinya segera.
Kesalahan Lazim dalam mengelola sistem gaji karyawan
Selain empat hal yang dibahas di atas, masih ada sejumlah kesalahan yang lazim dilakukan perusahaan dalam mengelola sistem gaji karyawan. Di antaranya adalah sebagai berikut:
Salah Menghitung Gaji Karyawan
Coba bayangkan hal ini: Anda sedang menghitung gaji karyawan. Kemudian, anda membuat chek, dan brakkk! Karyawan anda datang memprotes dan mengatakan kalau daftar gaji mereka tidak benar. Terdengar seperti mimpi buruk, bukan? Tentunya, salah menghitung gaji karyawan adalah kekeliruan besar yang bisa berdampak buruk bagi keuangan perusahaan. Namun, hal ini terjadi di banyak perusahaan.
Untuk mencegah kesalahan besar seperti ini dan memastikan bahwa perhitungannya sudah benar, anda bisa melakukan hal-hal berikut:
- Cek kembali tarif pajak yang dikenakan;
- Pastikan anda sudah menghitung upah lembur dengan benar;
- Gunakan software payroll untuk menghasilkan kalkulasi yang akurat;
- Ketahui cara kerja penghasilan tidak kena pajak;
- Cek kembali hasil perhitungan anda, terutama jika anda membuat daftar gaji tersebut secara manual.
Kesalahan perhitungan mudah terjadi jika anda menghitung semuanya secara manual. Jika anda benar-benar ingin menghindari kesalahan perhitungan dalam mengelola sistem gaji karyawan, maka cobalah bekerja sama dengan perusahaan jasa khusus bidang Payroll. Dengan demikian, anda bisa mengurangi beban kerja manual, karena software akan melakukan kalkulasi secara otomatis untuk anda. Alhasil, anda bisa memiliki waktu kosong, bukan?
Lupa Mengirim Formulir Pajak
Satu lagi kesalahan yang kerap dilakukan perusahaan ketika mengelola sistem gaji karyawan adalah lupa mengirimkan formulir pajak kepada karyawan anda. Hal ini kerap terjadi di akhir tahun, ketika semuanya sibuk untuk menyelesaikan tunggakan pekerjaan. Salinan formulir pajak mesti dikirim ke karyawan dan pihak lain di awal tahun berikutnya. Jika anda melewatkan batas waktunya, maka bersiaplah untuk membayar denda keterlambatan.
Agar tidak lupa mengirimkan formulir pajak, anda bisa mengatur pengingat, menandai kalender atau menggunakan jasa pengelola gaji karyawan. Jika anda benar-benar tidak ingin lupa, mulailah proses persiapan akhir tahun tersebut secara lebih cepat. Dengan demikian, anda tidak kelabakan karena harus menyelesaikan semuanya di akhir tahun.
Tidak Menyimpan Catatan Gaji dengan Baik
Bagian dari tanggung jawab perusahaan adalah menyimpan catatan atau dokumen-dokumen penting, termasuk gaji karyawan. Tidak menyimpan data gaji dengan baik adalah kesalahan besar yang justru kerap dilakukan perusahaan di seluruh dunia, termasuk perusahaan besar. Sayangnya, kesalahan seperti ini bahkan bisa menyebabkan masalah finansial, terutama selama masa pelaporan pajak dan selama masa audit. Catatan gaji termasuk dokumen pajak penghasilan karyawan, jam kerja, tunjangan, deduksi, informasi libur dan cuti, gaji kotor, dan informasi tarif gaji.
Untuk mencegah masalah di kemudian hari, pastikan anda memiliki strategi yang baik untuk mengatur catatan tersebut (mis., filing cabinet). Selain itu, buat catatan berapa lama dokumen tersebut akan disimpan (waktunya bisa bervariasi, tergantung sifat dari dokumen). Namun, biasanya masa penyimpanan dokumen gaji minimal 3 tahun.
Tidak Menerapkan Proses Pengelolaan Gaji Dengan Baik
Sepertinya sepele dan sifatnya administratif, namun kesalahan ini bisa membawa dampak finansial. Coba evaluasi kembali, bagaimana anda mengelola sistem gaji karyawan saat ini? Apakah semuanya ditangani mendekati deadline? Apakah anda menghitung gaji karyawan satu-satu secara manual? Jika demikian, besar kemungkinan anda melakukan kesalahan. Cobalah evaluasi kembali proses tersebut dan lakukan perbaikan yang semestinya.
Untuk menyederhanakan proses pengelolaan gaji dan menghindari kesalahan-kesalahan yang kerap terjadi seperti dijelaskan di atas, pertimbangkan beberapa opsi yang tersedia. Anda bisa menggunakan software Payroll, atau bekerja sama dengan sebuah perusahaan jasa yang bekerja khusus di bidang ini. Atau, anda bisa juga bekerja sama dengan seorang akuntan yang akan membantu anda menangani semuanya.
Apapun yang anda putuskan, pastikan anda memiliki rencana tindak yang jelas dan kuat untuk mengelola mengelola sistem gaji karyawan. Dengan demikian, anda bisa meminimalisir kesalahan.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen keuangan • Manajemen Usaha