Pada post sebelumnya dibahas beberapa kondisi di mana delegasi tugas dalam bisnis menjadi sebuah keharusan, jika anda sebagai pimpinan, ingin mempertahankan operasi perusahaan secara lancar. Delegasi tugas penting dilakukan agar pimpinan memiliki waktu dan energi yang cukup untuk merencanakan langkah-langkah strategis dalam pengembangan usaha. Ketika seorang pemilik bisnis, atau manajer, menghabiskan waktu untuk pekerjaan rutin, yang sebenarnya bisa diserahkan kepada staf atau tim, maka waktu dan energinya akan habis begitu saja.
Kapan Delegasi Tugas Dalam Bisnis Menjadi Keharusan?
Berikut adalah beberapa kondisi lainnya dimana anda perlu mempertimbangkan delegasi tugas dalam bisnis.
Anda Kurang Fokus pada Keputusan-Keputusan Strategis
Jika anda merekrut dan mengembangkan kapasitas staf atau anggota tim dengan benar, semestinya anda bisa mendelegasikan tugas-tugas harian kepada tim atau manajer yang profesional. Jika saat ini anda masih mengerjakan semua tugas yang semestinya bisa didelegasikan, sehingga tidak bisa berkonsentrasi pada strategi pengembangan bisnis, maka inilah saatnya untuk melepaskan sebagian tugas dan membiarkan orang lain mengerjakannya.
Pengembangan bisnis tentunya jauh lebih penting dibanding penyelesaian tugas-tugas rutin, seperti urusan administrasi dan operasional. Waktu dan energi anda lebih dibutuhkan oleh perusahaan untuk berkembang, sedangkan tugas-tugas yang sifatnya rutin dan berulang sebaiknya dilakukan oleh staf tersendiri. Jangan biarkan waktu dan energi anda habis percuma hanya karena mengerjakan tugas-tugas harian.
Bisnis Anda Menghadapi Masalah Yang Sama Secara Berulang
Anda tentunya ingin mendorong agar seluruh tim memiliki kinerja yang lebih baik dari waktu ke waktu. Namun, jika anda ternyata terjebak oleh masalah-masalah yang sama secara berulang, maka mungkin inilah saatnya merekrut seseorang satu tim kerja untuk membantu anda mengembangkan bisnis ke level yang lebih tinggi. Terjebak dengan masalah yang sama bisa jadi berarti sesuatu, yakni anda tidak memiliki sumber daya yang cukup atau anda tidak memiliki kapasitas personal untuk menyelesaikan masalah tersebut. Seseorang tentu bisa melakukannya untuk anda.
Namun perlu diingat bahwa merekrut seseorang tidaklah semudah yang dibayangkan. Pastikan anda merekrut seseorang yang memiliki pemahaman utuh tentang model bisnis anda, memiliki rekam jejak yang positif, serta mampu bekerja dengan baik bersama tim anda. Anda juga bisa mempertimbangkan merekrut seseorang dengan keahlian khusus, terutama yang berkaitan dengan masalah-masalah yang anda hadapi secara berulang tersebut.
Tugas-Tugas Anda Tidak Lagi Bisa Ditangani
Ketika anda merasa tidak lagi mampu mengerjakan semua tugas sendiri, maka inilah saatnya mempertimbangkan delegasi tugas dalam bisnis. Serahkan sebagian tanggung jawab kepada orang lain yang anda nilai mampu melaksanakannya secara efisien. Dengan cara ini, stress dalam bisnis anda akan berkurang dan anda bisa fokus pada tujuan bisnis yang utama.
Jika saat ini anda masih mengerjakan semuanya, maka cobalah berhenti sejenak. Ingat bahwa anda adalah pemilik bisnis, bukan operator bisnis. Oleh sebab itu, tugas andalah untuk merancang dan menciptakan suatu proses yang bisa membuat usaha anda berjalan lebih baik. Akan lebih baik jika anda fokus pada klien, mengembangkan bisnis, menyelesaikan masalah, dan pekerjaan strategis lainnya dibanding sekedar mengerjakan tugas-tugas administrasi.
Bagaimana Cara Melakukan Delegasi Tugas Dalam Bisnis?
Upaya delegasi tugas yang sukses akan menghasilkan tiga manfaat, yakni 1) tugas-tugas tingkat lanjut bisa diselesaikan dengan baik oleh karyawan, 2) Kepuasan karyawan meningkat, karena mereka merasa dihargai sebagai anggota tim, dan 3) tim menjadi lebih berbakat dan mampu mengerjakan tugas-tugas yang penuh tantangan. Sebaliknya, delegasi tugas yang tidak tepat menghasilkan dampak sebaliknya, yakni tugas yang bisa diselesaikan semakin sedikit, karyawan merasa tidak puas, dan kualitas kerja tim semakin buruk.
Jika ingin delegasi tugas dalam bisnis berjalan dengan baik, berikut adalah beberapa tahapan yang dapat anda tempuh:
- Tetapkan tujuan dari delegasi tugas tersebut serta batas waktunya, termasuk syarat mutlak, peralatan, laporan status, dan keterlibatan personil;
- Jelaskan manfaat delegasi tugas tersebut bagi organisasi, bagi orang yang diberikan tugas, dan bagi diri anda sendiri. Tunjukkan bahwa anda mendukung penuh, sehingga orang yang diserahi tugas merasa lebih percaya diri;
- Minta feedback terkait tugas tersebut. Apakah mereka merasa yakin bisa melakukannya? Apakah mereka memiliki pengalaman yang relevan? Atau, apakah ada yang ingin mereka tanyakan?
- Tentukan milestone, dan waktu pencapaian. Minta mereka membuat ringkasan tugas, sesuai yang mereka pahami;
- Patuhi kerangka waktu pada milestone, usahakan tanpa kegagalan. Berikan penghargaan atas kerja keras dan pencapaian tim. Lakukan perubahan rencana jika perlu, dan selesaikan setiap masalah yang ditemui dalam perjalanan.
- Berikan penghargaan atas keberhasilan, dan komunikasikan ke semua pihak yang terlibat. Jadikan akuntabilitas sebagai bagian dari deskripsi tugas mereka.
Terakhir, jangan lupa follow up atau tindak lanjut. Jangan lupa bertanya apakah anda tantangan lain yang ingin mereka selesaikan. Lakukan yang terbaik untuk menghargai setiap kerja keras yang mereka lakukan. Dengan langkah yang tepat, delegasi tugas dalam bisnis akan membawa anda pada 3 manfaat utama di atas.
Tagged With : manajemen bisnis