Mulai dari rapat-rapat tim hingga happy hours yang dilaksanakan secara virtual, Zoom telah menjadi salah satu media utama yang digunakan perusahaan untuk mengatasi masalah akibat pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh. Meskipun Zoom telah menjadi asset bagi banyak perusahaan, ternyata ada sejumlah masalah yang juga dipicu oleh penggunaan teknologi secara berlebihan ini. Mengatasi kelelahan akibat Zoom, atau yang dikenal dengan istilah zoom fatigue, telah menjadi tantangan baru bagi perusahaan-perusahaan besar, terutama di perusahaan di mana rapat-rapat online bisa menyita hampir sebagian besar waktu kerja karyawan.
Trik Mengatasi Kelelahan Akibat Zoom
Ketika semua orang dihadapkan dengan zoom fatigue, lalu apa trik mengatasi kelelahan akibat Zoom yang bisa anda lakukan di tempat kerja, sehingga rapat-rapat online anda lebih menyenangkan? Berikut adalah beberapa opsinya:
Tentukan Tema Rapat Yang Menyenangkan
Salah satu tips untuk mengubah Zoom meeting menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan adalah menentukan tema rapat. Dorong anggota tim anda untuk membuat foto latar yang unik dan berbeda di setiap rapat. Anda juga bisa memperbolehkan mereka menggunakan nama-nama panggilan yang berbeda, sehingga suasana rapat terasa lebih hidup, meskipun dilakukan secara online.
Biarkan Hewan Peliharaan Muncul di Zoom
Ini adalah ide yang baru atau bahkan terdengar lucu, bukan? Namun, hewan peliharaan yang lucu seperti kucing dan anjing bisa membawa suasana yang berbeda di Zoom meeting. Adakalanya, hewan justru berusaha menarik perhatian, sehingga pemiliknya malah kerepotan untuk menjauhkannya dari kamera. Hal lucu semacam ini bisa membuat anggota tim lebih bahagia saat melakukan rapat online. Semua tentu setuju bahwa kebahagiaan karyawan adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas mereka.
Dorong Interaksi Antar Karyawan
Cara mengatasi kelelahan akibat Zoom berikutnya adalah mendorong adanya interaksi antar karyawan saat melakukan rapat online. Tentunya, tidak ada yang suka sebagai pendengar saja. Kebanyakan orang lebih suka bercakap-cakap dan ingin dilibatkan dalam rapat. Pastikan bahwa agenda rapat dan daftar pertanyaan yang akan dibahas sudah diketahui peserta sebelum rapat dimulai, sehingga rapat berjalan lebih terarah dan cepat. Peserta juga bisa menyiapkan ide-idenya terlebih dahulu.
Buat Konten Yang Menarik
Ketika pandemi melanda, para pemimpin perusahaan harus berfikir keras bagaimana caranya berkomunikasi dengan karyawan yang bekerja di belakang layar laptop atau komputer. Zoom fatigue bukan hanya hasil dari lockdown dan penyesuaian diri terhadap layar komputer, karena sebelumnya karyawan juga bekerja menggunakan komputer selama 8 jam sehari di kantor. Namun, kelelahan akibat Zoom ini terjadi karena tidak adanya konten yang menarik di layar.
Buat Selingan
Tidak ada salahnya membuat kejutan atau selingan di awal dan di akhir rapat-rapat yang dilaksanakan secara online. Dengan cara ini, anda bisa memulai dari mengakhiri rapat dengan tingkat interaksi yang baik. Ide-ide sederhana dan menyenangkan tidak menambah tekanan bagi peserta yang berpartisipasi melalui Zoom. Namun, mereka justru akan menyukainya. Misalnya, tiba-tiba anda meminta peserta mematikan kamera, dan kemudian menanyakan pakaian apa yang dikenakan salah satu peserta rapat.
Gunakan Fitur Chat di Zoom
Zoom sendiri sudah menyediakan sejumlah fitur untuk meningkatkan interaksi antar peserta, di antaranya adalah fitur Chat. Faktanya, kita cenderung jarang membahas sesuatu di luar tema ketika rapat online sedang berjalan. Untuk mengatasi kelelahan akibat Zoom, Anda bisa menggunakan chat yang mengandung lelucon, percakapan tentang apa yang dikatakan peserta saat rapat, atau pertanyaan-pertanyaan ringan. Cara ini cukup jitu untuk meningkatkan interaksi.
Tambahkan Sesi Tanya-Jawab
Sesi tanya jawab sebenarnya bukan hal baru dalam rapat-rapat online di Zoom. Gunakan sesi tanya-jawab untuk menjawab pertanyaan karyawan dan membantu mengatasi masalah-masalah yang mendesak. Bagian tanya jawab sebenarnya menjadi bagian yang paling produktif karena bisa menginspirasi peserta untuk bercakap-cakap dan menghasilkan ide-ide baru.
Tetapkan Batas Waktu
Jangan biarkan rapat online berlangsung berkepanjangan tanpa batasan waktu. Waktu yang dibatasi justru bisa membuat rapat berjalan lebih efektif, sehingga dapat meminimalisir kebosanan dan kelelahan. Patuhi agenda yang sudah ditetapkan, namun pastikan semua topik penting sudah dibahas.
Ganti Jenis Rapat Online
Cara terbaik mengatasi kelelahan akibat Zoom adalah mematikan kamera. Lakukan ini dengan menggunakan beberapa versi rapat yang berbeda, misalnya, ada rapat yang hanya menggunakan voice (suara), kemudian ada rapat di mana penggunaan kamera bersifat optional (tidak wajib), dan ada rapat di mana penggunaan kamera bersifat wajib. Cara ini juga dapat membantu mengurangi stress, karena penggunaan kamera dan video call berkepanjangan justru bisa memicu kelelahan.
Lakukan Latihan Tak Kasat Mata
Maksudnya? Cobalah menyeimbangkan antara waktu on-screen dan off-screen untuk menghemat energi sekaligus mengatasi kelelahan akibat Zoom. Pada rapat Zoom berikutnya, cobalah memadukan aktivitas yang benar-benar mengandalkan kertas kerja fisik atau momen-momen refleksi pada kertas. Dengan cara ini, anggota tim tetap terlibat aktif tanpa harus melihat ke layar komputer secara terus-menerus.
Tagged With : manajemen bisnis • Manajemen Usaha