Delegasi adalah suatu keahlian yang sangat penting dimiliki oleh setiap pemimpin agar mereka mampu mengelola sumber daya manusia secara efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Namun ternyata, tidak semua pemimpin diciptakan sama, dan tidak semua pemimpin mampu mendelegasikan tugas secara efektif. Mengingat pentingnya keahlian delegasi tugas, maka seorang pemimpin mestinya belajar mendelegasikan tugas.
Namun, strategi apa yang menurut anda paling cocok untuk mendelegasikan tugas secara efektif kepada tim anda? Apakah anda sudah memilikinya? Berikut adalah beberapa strategi kunci untuk mendelegasikan tugas secara efektif di dalam sebuah tim, sehingga waktu dan bakat yang dimiliki masing-masing anggota tim anda bisa dimanfaatkan secara optimal.
Strategi Mendelegasikan Tugas Secara Efektif dan Optimal
Fokus pada Aktivitas Yang Bisa Anda Lakukan Dengan Baik
Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan kembali: A) Apa yang bisa anda lakukan dengan sangat baik; B) Aktivitas apa yang anda sukai; dan C) Bagaimana anda menggunakan waktu dengan cara terbaik dilihat dari sudut pandang ROI. Cobalah petakan jawaban-jawaban anda menggunakan sebuah diagram Venn. Ada kemungkinan bahwa ada irisan besar antara ketiganya (ruang yang ditempati A, B, dan C). Cukup fokuskan waktu dan energi anda pada bagian yang beririsan, dan delegasikaan sisanya.
Berikan Instruksi yang Singkat dan Jelas
Salah satu strategi khusus yang cukup efektif dalam mendelegasikan tugas-tugas dan tanggung jawab kepada tim adalah memberikan instruksi yang jelas dan singkat. Ketika mendelegasikaan sebuah tugas, pastikan anda menjelaskan apa yang anda harapkan, hasil yang diinginkan, dan sumber daya yang diperlukan. Sama pentingnya, pastikan bahwa anda selalu ada jika anggota tim ingin menanyakan sesuatu selama mengerjakan tugas tersebut.
Seimbangkan Antara Delegasi dengan Micromanaging
Kunci dalam mendelagasikan tugas-tugas dan tanggung jawab secara efektif kepada tim anda adalah menemukan keseimbangan antara delegasi dengan micromanaging. Mendelegasikan tugas-tugas kepada tim anda saja tidak akan cukup. Anda mesti mampu memberikan petunjuk dan dukungan yang dibutuhkan, sehingga apa yang anda harapkan maupun diharapkan perusahaan tercapai dengan baik.
Berikan Tugas kepada Orang Yang Tepat
Salah satu kesalahan yang kerap dilakukan para pemimpin di perushaaan adalah memberikan terlalu banyak pekerjaan kepada orang yang salah. Akibatnya, anggota tim yang berkinerja paling baik dan memiliki keahlian yang paling unik dan dibutuhkan perusahaan justru menghabiskan waktunya mengerjakaan tugas-tugas manual yang bersifat rutin atau sekedar tugas-tugas tingkat rendah, hanya karena mereka tidak bisa mengerjakannya dengan cepat. Jika hal ini juga terjadi di perusahaan anda, bisa jadi anda sedang memboroskan sumber daya paling berharga di perusahaan anda.
Atur Rapat 2-Mingguan untuk Membahas Progress
Begitu anda menyerahkan tugas kepada tim, bukan berarti tugas anda selesai. Begitu sebuah ide terpikir oleh anda, maka lakukan delegasi tugas segera. Kemudian, atur pertemuan secara rutin, misalnya 2 mingguan, untuk melihat perkembangannya, melihat apa lagi yang perlu didelegasikan, tingkat prioritas masing-masing tugas, deadline, dan permasalahan yang perlu diselesaikan. Ini adalah cara yang lebih efisien dan konsisten untuk mendelegasikan tugas.
Berikan Teladan Perilaku Yang Anda Inginkan
Berhati-hatilah jika anda tidak mengerjakan apa yang anda katakan, karena anggota tim juga akan berbuat seperti anda. Strategi mendelegasikan tugas secara efektif adalah memperhatikan dengan benar apa yang anda lakukan, ketika tugas-tugas anda delegasikan kepada tim. Misalkan perusahaan anda sebuah agensi SEO. Setiap orang mengenakan topi berdasarkan jabatan dan kemampuannya. Budaya perusahaan mendukung sistem delegasi yang sehat, namun sebagai pemimpin, anda juga harus menunjukkan sikap yang sesuai.
Pelajari Keahlian Masing-Masing Anggota Tim
Satu lagi cara efektif yang perlu anda lakukan adalah menilai keahlian dan kemampuan anggota tim sebelum mendeleasikan tugas-tugas kepada mereka. Dengan cara ini, anda bisa menemukan orang yang tepat untuk setiap tugas dan meminimalisir permasalahan selama pelaksanaan pekerjaan. Dengan menganalisis sifat dan karakter tim anda dan mencocokkannya dengan masing-masing tugas, maka produktivitas tim bisa meningkat, dan anda bisa mengidentifikasi bagian mana saja yang masih memerlukan perbaikan.
Delegasikan Hasil, Bukan Tugas
Tanyakan kepada tim anda apakah mereka sudah memahami dengan baik seperti apa kesuksesan yang diharapkan perusahaan, dan kemudian mintalah mereka menjelaskannya. Konfirmasi juga apakah mereka telah memiliki tool yang dibutuhkan, waktu, dan pelatihan yang sesuai untuk menyelesaikan tugas tersebut. Kemudian, jangan mengganggu mereka, sehingga anggota tim bisa fokus bekerja. Di akhir periode penugasan, mintalah pertanggungjawaban anggota tim atas kinerja yang dicapai, bukan atas tugas atau aktivitas yang dikerjakan.
Itulah beberapa strategi mendelagasikan tugas secara efektif kepada anggota tim. Intinya adalah memberikan instruksi yang jelas, menyediakan sarana yang dibutuhkan, memberikan bantuan jika diperlukan, serta meminta anggota tim bertanggung jawab penuh terhadap tugas yang didelegasikan kepada mereka. Namun sebagai pemimpin, anda juga mesti menunjukkan teladan bagi anggota tim.
Tagged With : manajemen bisnis