Jika dilakukan dengan baik, strategi partisipatif dalam bisnis ternyata lebih efektif dibanding strategi top-down. Strategi ini menghasilkan lebih banyak perspektif, sehingga strategi yang dihasilkan juga lebih baik, demikian juga dengan pelaksanaan strategi tersebut kelak. Namun, dari mana memulainya dan bagaimana cara meningkatkan partisipasi karyawan? Ketika berbicara tentang upaya meningkatkan partisipasi karyawan dalam proses perumusan kebijakan, ada beberapa pertanyaan yang kerap muncul.
Pertanyaan Seputar Upaya Meningkatkan Partisipasi Karyawan
-
Apa pentingnya partisipasi karyawan dalam perumusan strategi perusahaan?
Bagi banyak organisasi, bentuk terbaik dari perumusan strategi adalah melibatkan seluruh karyawan dalam proses perumusan kebijakan tersebut. Sebenarnya, ada beberapa alasan mengapa strategi ini dianggap paling baik, antara lain:
- Strategi yang dihasilkan lebih baik. Dengan partisipasi, artinya lebih banyak perspektif. Lebih banyak perspektif berarti lebih banyak input dari level dan fungsi yang berbeda-beda di dalam perusahaan. Alhasil, strategi yang dihasilkan lebih sesuai dan lebih konkrit;
- Eksekusi lebih lancar. Partisipasi meningkatkan rasa memiliki, dan rasa memiliki menghasilkan keterlibatan yang lebih tinggi. Hasilnya, penolakan cenderung berkurang, sehingga proses pelaksanaan strategi secara keseluruhan lebih lancar dan cepat;
- Pengembaangan kompetensi. Partisipasi berarti learning-by-doing. Semakin banyak orang yang dijadikan sebagai bagian dari proses, maka semakin banyak mereka belajar tentang apa itu strategi, bagaimana cara menciptakannya, dan apa maknanya bagi perusahaan;
- Keselarasan tim. Partisipasi berarti komunikasi, dan komunikasi mempermudah keselarasan dalam tim. Dalam suatu proses partisipatif, setiap orang berbagi pandangan dan mendengarkan pandangan dan ide-ide orang lain. Hal ini mempermudah terciptanya keselarasan antar fungsi dan antar-level.
-
Mengapa partisipasi karyawan dalam perumusan strategi sulit diperoleh?
Karena beberapa alasan di atas, jelas sudah bahwa upaya meningkatkan partisipasi karyawan mesti dilakukan perusahaan jika ingin kebijakan yang diambil berjalan lancar dan eksekusinya lebih mudah. Namun biasanya, perusahaan cenderung takut untuk melakukannya. Di lain kasus, perusahaan tidak bisa melihat cara melakukannya tanpa menciptakan kekacauan akibat campur-aduk antara harapan yang terlalu tinggi dan hasil yang tidak terlihat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa para pemimpin enggan meningkatkan partisipasi karyawan dalam proses perumusan kebijakan:
- Politik lebih meningkat. Perusahaan cenderung khawatir kalau proses perumusan strategi tersebut memuat nuansa politik jika lebih banyak orang yang dilibatkan;
- Strategi menjadi terhambat. Ketakutan lainnya adalah proses perumusan kebijakan justru menghasilkan kompromi-kompromi yang lemah, bukannya pilihan-pilihan kuat seperti yang diharapkan;
- Mandek akibat budaya organisasi. Ada juga asumsi bahwa karyawan cenderung menolak perubahan, dan strategi partisipatif hanya akan memperkuat status quo tersebut.
-
Bagaimana Memulai Melibatkan karyawan dalam perumusan strategi?
Pertanyaan berikutnya yang kerap muncul seputar upaya meningkatkan partisipasi karyawan dalam perumusan strategi perusahaan adalah “darimana memulainya?” Manfaat strategi partisipatif sudah jelas, lalu tantangan yang kerap dihadapi perusahaan adalah bagaimana memulainya dengan cara yang efektif, dan tidak bertentangan dengan hirarki atau pendekatan strategi yang ada saat ini. Berikut adalah beberapa tahapan yang dapat anda pertimbangkan:
Step 1: Terapkan Jenis Rapat Yang Sudah Ada
Ide dasarnya adalah tetap menggunakan struktur rapat yang sudah ada di perusahaan. Daripada menambahkan jenis rapat lainnya, gunakan saja yang sudah ada. Alasannya adalah memudahkan prosesnya, sehingga proses perumusan strategi secara partisipatif bisa berjalan secara natural. Jika tipe rapat yang ada sifatnya bulanan, dua mingguan, atau mingguan, maka gunakan pola yang sama. Demikian juga jenis pertemuan, apakah itu face-to-face atau online, silahkan dilanjutkan. Jadi sebenarnya, bukan masalah di mana memulai dan apa jenis atau struktur rapatnya. Sepanjang moda komunikasi dan rapat berjalan normal, semestinya tidak ada masalah.
Step 2: Ciptakan Dialog Terbuka Seputar 3I
Untuk memulai dengan resiko yang rendah, maka anda cukup menambahkan sesuatu pada jenis rapat yang sudah ada: misalnya, dialog singkat tentang Isu, Insight, dan Ide (3I). Selama kerangka waktu yang disediakan, cobalah minta 3I dari peserta:
- Isu: Setiap permasalahan atau kesalahan yang mereka identifikasi sejak rapat sebelumnya;
- Fakta, observasi, pengalaman yang mereka dapatkan sejak pertemuan terakhir;
- Solusi, perbaikan, atau inovasi yang diidentifikasi sejak pertemuan terakhir.
Saat memimpin rapat, manajer biasanya dihadapkan dengan tantangan untuk menciptakan suatu ruang yang aman, di mana komunikasi bisa berjalan secara terbuka, dan setiap orang bisa mendengarkan, memahami, dan mengerti apa yang disampaikan.
Step 3: Follow-Up dan Lakukan
Tahap terakhir adalah melakukan apa yang disepakati. Pasalnya, menghimpun banyak masukan namun tidak melakukan sesuatu justru akan merusakan keberlanjutan partisipasi tersebut. Tanpa tindak lanjut, peserta akan kehilangan minat dan tidak lagi bersedia berkontribusi, karena tidak ada yang terjadi setelahnya.
Jadi, setelah setiap rapat, tanggung jawab manajer adalah menyalurkan apa yang disampaikan kepada orang yang tepat, menyampaikannya sesuai hirarki, dan berbuat sesuatu. Dan, jika 3I tidak berjalan, berikan penjelasan mengapa tidak bisa dilakukan. Orang biasanya akan memahminya. Dengan cara ini, upaya meningkatkan partisipasi karyawan dalam proses perumusan kebijakan akan berjalan lebih baik.
Tagged With : manajemen bisnis • Manajemen Usaha