Tidak diperlukan seorang pakar komunikasi untuk mengetahui kalau kebanyakan organisasi menderita karena komunikasi yang tidak efektif (dan bahkan destruktif), setidaknya pada waktu-waktu tertentu. Namun, tidaklah mudah untuk mengetahui apa yang membuat komunikasi di tempat kerja menjadi buruk, dan lebih sulit lagi untuk memperbaiki komunikasi yang buruk tersebut. Namun, apapun masalahnya, diperlukan upaya mengatasi miskomunikasi di tempat kerja secara efektif, jika anda sebagai pemimpin tidak ingin keadaannya semakin sulit diatasi.
Upaya Mengatasi Miskomunikasi Di Tempat Kerja: Ini Penyebabnya!
Jika anda ingin mengidentifikasi dan mencari upaya mengatasi miskomunikasi di tempat kerja masalah komunikasi yang dapat mengurangi efisiensi, meningkatkan stress, dan menghabiskan banyak uang, maka cobalah mengenali beberapa hal yang menjadi penyebab miskomunikasi di tempat kerja sebagai berikut:
Pilihan Media Yang Tidak Tepat
Kita beruntung hidup di era yang dipenuhi puluhan media komunikasi yang berbeda. Sayangnya, banyaknya media komunikasi yang tersedia juga membuat kita rentan memilih media yang tidak tepat. Misalnya, rapat bersama 10 orang terkadang lebih boros waktu dibanding berkomunikasi via email. Sementara itu, mencoba mengatasi masalah yang rumit melalui pesan singkat justru bisa memicu frustrasi pada semua pihak yang terlibat. Jadi, buatlah sebuah kebijakan yang jelas tentang kapan media komunikasi tertentu paling cocok digunakan.
Alat Ukur yang Kosong
Dunia bisnis modern berputar tentang data, di mana tenaga penjual, marketer, dan bahkan HR berusaha memfokuskan perhatiannya pada upata memperbaiki alat-alat ukur kinerja, mulai dari retensi pegawai hingga nilai konsumen. Tidak ada yang salah dengan hal ini. Namun, akan lebih bermanfaat lagi jika optimisasinya dilakukan dengan benar. Masalahnya adalah kita tidak bisa berkomunikasi dengan setiap orang hanya dengan menggunakan angka-angka.
Jika anda ingin laporan dan argumen-argumennya semuanya jelas, persuasif, dan meyakinkan, maka pastikan anda melengkapi informasi tentang konteksnya, sehingga auidens bisa memahami apa makna dari angka-angka tersebut dengan lebih baik.
Ungkapan-Ungkapan Bersayap
Jika anda ingin upaya mengatasi miskomunikasi di tempat kerja berjalan efektif, maka cobalah meminimalisir penggunakan ungkapan-ungkapan bersayap (bermakna ganda). Hal ini kerap terjadi pada komunikasi jarak jauh (seperti pesan singkat). Misalnya,
“Apakah anda ingin saya mengerjakannya hari ini, atau boleh minggu depan?”
“Ya”
Jawaban “Ya” di atas tidak bisa langsung disimpulkan untuk menjawab “hari ini” atau “minggu depan.” Ini adalah salah satu contoh kesalahpahaman yang sebenarnya bisa diperjelas dengan pertanyaan berikutnya. Namun tentunya, anda butuh waktu tambahan untuk itu. Semakin besar kesalahpahaman, semakin besar efek negatifnya. Cobalah menghindari jenis komunikasi seperti ini dengan memberikan informasi yang jelas dan proaktif.
Bukan Jawaban Atas Pertanyaan
Pada komunikasi yang melibatkan media, anda mungkin kerap melihat kasus di mana pertanyaan yang sesungguhnya belum terjawab. Misalnya:
“Apa rencanamu terkait krisis ekonomi yang sedang terjadi?”
“Saya, untuk suatu hal, percaya pada Amerika.”
Jawaban ini membingungkan, bukan? Lebih buruk lagi, jawaban semacam ini cenderung manipulatif. Jika anda tidak tahu cara menjawab sebuah pertanyaan, maka sebaiknya jujur saja. Jika anda tidak memahami pertanyaannya, mintalah penjelasan lebih lanjut.
Inflasi Verbal
Penjelasan yang singkat dan padat adalah ‘raja’ dalam komunikasi bisnis. Namun adakalanya, sebagai upaya menghindari penjelasan yang terlalu berlebihan, orang bahkan terperangkap dalam inflasi verbal. Pada kasus ini, anda malahan menulis beberapa paragraf, bukannya beberapa kalimat saja. Anda juga cenderung berbicara monolog, bukan dalam percakapan yang sesungguhnya. Salah satu cara upaya mengatasi miskomunikasi di tempat kerja adalah dengan mempertimbangkan kata-kata anda secara menyeluruh. Apakah ada cara untuk menyampaikan dalam bentu parafrase, sehingga anda bisa berbicara lebih jelas dan dengan lebih sedikit kata-kata.
Komunikasi yang Terlalu Emosional
Apakah anda pernah mendengar nasehat untuk menulis sebuah surat kemarahan, namun jangan pernah mengirimnya? Hal yang sama juga berlaku pada komunikasi di tempat kerja. Komunikasi yang terlalu emosional bisa memicu ketegangan dan memperlemah posisi strategis anda. Jadi, akan lebih baik untuk mengambil waktu jeda, dan kembali ke percakapan semua begitu anda siap.
Agresi Pasif
Satu lagi penyebab miskomunikasi di dunia kerja adalah komunikasi yang terlalu agresif, di mana karyawan tidak bisa mengkritik dan berekspresi satu sama lain, namun masih memiliki motivasi untuk menunjukkan bahwa niat mereka lurus. Jenis pertukaran ini masih kontraproduktif, tidak jelas, dan terkadang, terkesan mengintimasi. Solusinya adalah menciptakan sebuah lingkungan kerja yang kondusif, di mana karyawan merasa bebas untuk mengungkapkan isi hati. Ide-ide, dan perhatiannya.
Kurang Pertimbangan
Mengirim pesan ke karyawan tengah malam dinilai kurang etis. Jadi, bersiaplah untuk menerima reply via email, begitu anda tahu bahwa penerima ternyata sangat sibuk atau menolak untuk menjawab pesan yang dikirimkan selama weekend. Empati dan sikap rendah hati di lingkungan kerja dapat mendorong terjadinya pertukaran informasi secara lebih menyenangkan. Hal ini pada akhirnya dapat mengurangi miskomunikasi.
Itulah beberapa penyebab miskomunikasi yang dapat anda hindari jika ingin upaya mengatasi miskomunikasi di tempat kerja berjalan secara efektif.
Tagged With : manajemen bisnis