Beberapa post sebelumnya membahas tentang urgensi pengelolaan data dan praktik baik yang bisa diterapkan perusahaan. Pada dasarnya, pengelolaan data perusahaan hanya bisa efektif jika melibatkan semua pihak, dan proses ini dijadikan sebagai bagian integral dari proses bisnis perusahaan. Artinya, diperlukan langkah-langkah yang terencana, seperti identifikasi masalah, penetapan tujuan, penentuan indikator kinerja kunci, dan strategi untuk mencapainya. Intinya adalah bagaimana perusahaan mampu mengidentifikasi masalah sejak dini sebelum berkembang menjadi masalah yang besar.
Jadi, perusahaan perlu melakukan pemantauan secara rutin terkait informasi yang disediakan dan melakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan akurasi data. Jangan lupa bahwa data rentan terhadap perubahan. Misalnya, klien bisa saja mengganti alamat email setiap saat. Jadi, informasi kontaknya mesti di-update secara berkala. Di sinilah perlunya pemantauan secara konstan.
Pengelolaan Data Perusahaan: Meningkatkan Kualitasnya
Selain pemantauan secara rutin, ada beberapa praktik baik pengelolaan data perusahaan yang bisa anda jadikan sebagai rujukan:
Tentukan Indikator Kualitas Data
Bagaimana cara menjajaki kualitas data anda? Anda bisa mengetahuinya dengan menggunakan indikator dan skala pengukur. Untuk menilai kemampuan bisnis anda meningkatkan kualitas data, anda membutuhkan alat ukur yang tepat (indikator). Indikator kualitas data mencakup hal-hal yang berbeda seperti informasi tentang jumlah entry yang tidak lengkap di database, jumlah catatan yang hilang, jumlah error akibat entry manual, atau jumlah data yang tidak bisa dianalisis karena ketidaksesuaian sistem. Pada intinya, indikator yang digunakan bisa berbeda antar perusahaan. Yang terpenting adalah anda memiliki indikator kunci yang telah ditetapkan untuk menilai kualitas data.
Edukasi Seluruh Elemen di Perusahaan Anda
Adakah karyawan di perusahaan anda yang kelihatannya tidak berperan dalam pengelolaan data perusahaan? Jika anda memikirkannya secara mendalam, maka akan sulit menemukannya. Entah sadar atau tidak, setiap karyawan di perusahaan anda memiliki dampak terhadap program manajemen data secara keseluruhan. Orang tersebut tidak mesti seorang ilmuwan di bidang data. Misalnya, asisten administrasi anda memasukan data manual secara rutin ke buku agenda. Seorang desainer web membuat website yang secara otomatis mengumpulkan data spesifik tentang konsumen.
Pada intinya, setiap orang di perusahaan anda (mulai dari atasan hingga bawahan) harus diedukasi tentang hal-hal mendasar dan pentingnya kualitas data. Mereka harus tahu konsekuensi dari membiarkan inkonsistensi dan error tanpa penyelesaian.
Tunjuk Staf Sebagai Penanggung Jawab
Personil anda mesti ikut bertanggung jawab terhadap aktivitas yang mereka kerjakan berdasarkan data. Karyawan harus bertanggung jawab terhadap kualitas data. Tetapkan orang yang cocok sebagai “penata layanan data.” Selanjutnya, mereka harus memiliki indikator kualitas data yang telah ditetapkan. Anda bisa mempertimbangkan kompensasi mereka berdasarkan target indikator kualitas data, untuk meningkatkan rasa tanggung jawab maupun akuntabilitas kinerja mereka.
Pengelolaan Data Perusahaan: Master Data
Master Data Management (MDM) termasuk menciptakan dan mengelola proses, standar, pengaturan, dan tools yang membentuk data sebuah organisasi. MDM menghubungkan seluruh data penting ke satu file tunggal (dikenal dengan Master File), sehingga ada satu rujukan yang digunakan bersama. Dengan kata lain, MDM adalah suatu proses untuk menciptakan satu sumber referensi tunggal untuk semua data penting milik perusahaan, sekaligus menghilangkan versi data yang tidak konsisten atau tidak teratur.
MDM bisa memudahkan dalam pengelolaan data perusahaan pada arsitektur dan platform sistem yang banyak. Pengguna master data adalah konsumen, karyawan, vendor, dan produk. Biasanya, MDM merupakan kepentingan semua pihak di perusahaan besar. Biasanya, data-data yang dimasukkan ke Master File antara lain:
- Data master
- Data referensi
- Data transaksi
- Data analisis
Berikut adalah beberapa praktik baik dalam pengelolaan data perusahaan melalui master file:
Temukan Nilai MDM bagi Perusahaan Anda
Titik pentingnya adalah memastikan bahwa tujuan akhir anda adalah mencapai tujuan perusahaan. Anda mesti memiliki jawaban terhadap pertanyaan penting, seperti “Bagaimana strategi MDM akan membantu perusahaan anda menangani semua sumber data yang terpisah-pisah? Dengan menetapkan nilai dari proyek Master Data bagi perusahaan, anda bisa menilai kesesuaian anggaran, memotivasi karyawan anda, serta memfokuskan perhatian pada progressnya. Alasan utama mengapa banyak proyek Master Data yang gagal adalah karena ROI (Return on Investment) yang tidak terkoneksi dengan nilai yang dianut perusahaan.
Buat Strategi IT yang Bagus untuk MDM
Strategi IT untuk manajemen Master Data harus melibatkan dua hal. Pertama, strategi tersebut mesti berkelanjutan. Dengan kata lain, platform IT yang digunakan mesti bisa digunakan ulang (reusable) dan kapasitasnya bisa dinaikkan (scalable). Kedua, ketersediaan secara real-time adalah titik kuncinya. Solusi IT yang anda tawarkan tidak hanya melakukan pembersihan, validasi, integrasi, dan sebagainya, namun juga harus bisa bekerja secara real-time.
Jadi, cobalah sisihkan waktu untuk mencari solusi IT terbaik untuk Master Data anda. Solusi yang anda pilih bisa menentukan keberlanjutan proyek manajemen data anda. Platform teknologi yang baik dapat membantu perusahaan anda untuk berkembang.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen data