Manajemen waktu adalah urusan yang penting bagi para profesional yang sibuk, dan mestinya memang demikian. Setiap hari, ada ratusan, dan bahkan ribuan, hal yang memperlambat anda dalam mencapai tujuan. Ada begitu banyak sistem manajemen waktu yang bisa membantu anda tetap on the track. Namun sesungguhnya, bukan berarti manajemen real-time akan langsung terwujud hanya karena anda menggunakan notebook tertentu atau perangkat berteknologi tinggi.
Strategi Menerapkan Sistem Manajemen Waktu
Kuncinya adalah sikap anda terhadap sistem yang ada, dan kebiasaan yang anda bentuk untuk memastikan anda menggunakan sistem manajemen waktu tersebut. Berikut adalah beberapa strategi yang membantu anda lebih produktif dari hari ke hari:
- Pahami Kenapa Anda ingin Mengelola Waktu. Dunia ini penuh dengan tips manajemen waktu, namun kenapa anda membutuhkannya? Apa pengaruh strategi manajemen waktu tersebut terhadap produktivitas anda, terutama dalam mencapai tujuan perusahaan anda? Sebelum mengadopsi suatu pendekatan baru, lakukan analisis bagaimana anda menggunakan waktu saat ini dan apa penyebab pemborosan waktu yang terjadi.
- Tuliskan tujuan anda di tempat yang mudah dilihat. Seiring berjalannya hari, anda semakin sibuk dan sibuk. Situasi-situasi di menit-menit terakhir bisa saja mengalihkan perhatian anda dengan mudah. Sebelum anda menyadarinya, waktu sudah berlalu setengah hari, dan belum ada yang anda lakukan untuk mencapai tujuan. Jadi, pastikan tujuan tersebut ‘terpampang’ di hadapan anda setiap hari.
- Gunakan sebagian besar waktu untuk hal-hal yang membantu anda mencapai tujuan. Anda tidak bisa menghabiskan semua waktu untuk itu. Namun, sebelum anda menjadwalkan rapat atau menyepakati sebuah proyek, tanyakan kembali apakah hal itu akan mendekatkan anda pada tujuan. Jika jawabannya TIDAK, fikirkan kembali. Anda bisa menandai waktu-waktu penting di kalender kerja anda.
- Hentikan hal-hal yang mengalihkan perhatian (distraksi). Biasanya, bukan rapat-rapat besar yang menghabiskan waktu anda, namun justru hal-hal kecil, seperti tugas tambahan berdurasi 5 menit, atau membalas chat di media sosial, dapat menghancurkan produktivitas anda. Tutup pintu kantor anda jika perlu, atau tutup email anda selama melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan pencapaian tujuan. Jika anda tidak memiliki kantor, maka mintalah orang yang mengganggu anda menghubungi nanti.
- Jangan sediakan kursi di depan meja anda. Kursi memotivasi orang untuk bertahan lebih lama di ruangan anda, dan pertanyaan sederhana bisa berubah seketika menjadi percakapan berdurasi 20 menit. Jauhkan kursi dari meja anda, sejauh mungkin, sehingga tamu harus meminta izin terlebih dahulu untuk duduk. Mereka juga harus berupaya membawa kursi ke dekat meja anda.
- Sampaikan pada tamu bahwa anda hanya punya waktu maksimal 10 menit. Mereka akan menganggap bahwa anda hanya punya waktu tertenty. Durasi lima menit rasanya tidak berarti. Itulah sebabnya mereka meminta waktu ‘sebentar’ saja, seolah-olah waktu itu tidak ada artinya. Pada titik tertentu, lihatlah jam tangan anda (secara sengaja) untuk mengecek apakah waktu 10 menut sudah habis atau belum.
- Tinggalkan rapat jika waktu yang dijadwalkan sudah habis. Kita harus jujur bahwa, terkadang, rapat berlangsung lama karena berbagai alasan. Jangan terlalu terobsesi oleh waktu, sehingga pekerjaan anda sendiri tidak selesai. Jika anda merasa pembicaraan tidak lagi substansial dan mulai mengarah ke hal-hal tidak penting, minta izinlah secara sopan untuk meninggalkan ruang rapat.
- Jangan pernah mengecek email saat rapat. Jika anda ingin menerapkan sistem manajemen waktu dengan baik, maka hindarilah hal-hal remeh yang memboroskan waktu, seperti membuka email. Anda mesti memberikan perhatian penuh terhadap pekerjaan yang sedang dilakukan. Ini bukan hanya masalah kesopanan, namun juga mencegah anda melewatkan informasi penting. Jika ada informasi yang kurang, bisa saja pekerjaan anda terkendala nantinya. Simpan ponsel anda di laci meja atau jauhkan wajah anda dari layar komputer.
- Selesaikan menjawab semua email sebelum pulang. Pastikan Inbox di email anda bersih sebelum anda pulang. Anda bisa pulang dengan perasaan puas jika tidak ada pekerjaan rumah. Anda tidak perlu mengkhawatirkan sesuatu di pagi hari. Anda bisa membalas email kepada relasi reguler dan tidak perlu meminta mereka untuk menjawab.
- Buat kalender sendiri. Untuk menerapkan sistem manajemen waktu, maka penggunaan kalender adalah keniscayaan. Dengan menyusun tugas dan jadwal sendiri, anda bisa mengendalikan hari anda secara penuh. Sebisa mungkin, lakukan sendiri (bukan oleh asisten). Asisten hanya perlu memberitahu jika ada permintaan untuk bertemu. Jadi, anda bisa memutuskan akan menerima atau tidak.
Di atas segalanya, disiplin adalah kunci sistem manajemen waktu yang paling penting. Berhentilah membantu semua orang mengerjakan tugas mereka, sedangkan tugas anda terbengkalai. Bersikap suportif penting, namun kita semua memiliki tanggung jawab yang mesti diprioritaskan. Sebelum mengkhawatirkan pencapaian tugas orang lain, pastikan tanggung jawab anda sendiri sudah selesai.
Tagged With : manajemen bisnis