Praktek delegasi tugas secara efektif adalah suatu komponen yang sangat penting dalam setiap kepemimpinan bisnis yang kuat. Namun, diperlukan waktu dan praktek untuk menguasai seni dan cara delegasi tugas secara efektif. Tentunya, tujuan dari delegasi tugas adalah untuk mempermudah tugas anda sebagai seorang pimpinan dan memberi anda ruang lebih untuk mengatur strategi pengembangan usaha. Namun, jika delegasi tugas tidak berjalan sesuai semestinya, maka anda akan dihadapkan dengan berbagai masalah.
Prinsip 5C dalam praktek delegasi adalah suatu kerangka yang kuat untuk membantu para pemilik usaha kecil dalam menyederhanakan proses kerja, memberdayakan karyawan, dan mencapai sukses. Untuk mendapatkan kesuksesan tersebut, pemilik usaha, pengusaha, dan wiraswasta kerap bekerja tanpa lelah untuk menyeimbangkan tugas dan pekerjaan yang nyaris tidak terhitung, menjaga alur kerja, serta mengalokasikan waktu yang cukup untuk keluarga, kesehatan, dan hobbi. Untungnya, ada suatu tool yang bisa membantu meringankan sebagian beban pekerjaan tersebut tanpa mengorbankan pertumbuhan perusahaa: yakni, Delegasi Tugas.
Cara Delegasi Tugas Secara Efektif : Prinsip 5C
Menerapkan prinsip 5C adalah salah satu cara delegasi tugas secara efektif, karena cara ini dapat meringankan beban tanggung jawab pimpinan tim, karena sebagian tugas didelegasikan kepada anggota tim kerja. Model ini bertujuan untuk mendorong pertumbuhan dan memberdayakan karyawan, menawarkan suatu pendekatan yang terstruktur dalam mendelegasikan tugas-tugas, dengan tetap mempertahankan akuntabilitasnya. Apakah 3C yang dimaksud?
Choose: Pilih Dengan Seksama
Tahap pertama dalam menerapkan cara delegasi tugas secara efektif adalah mengatur strategi dalam menentukan siapa yang cocok untuk satu tugas tertentu. Salah satu kekeliruan yang paling sering terjadi di kalangan pengusaha pemula adalah merasa tidak ada pilihan selain menyerahkan pekerjaan tersebut kepada seseorang yang sudah ada di tim. Padahal, orang tersebut bisa jadi bukan orang terbaik untuk pekerjaan itu.
Jadi, ketika melakukan penilaian siapa yang akan dipilih untuk satu tugas tertentu, sebaiknya lakukan secara holistik, dengan mempertimbangkan keahlian, kemampuan, dan pengalaman seseorang. Jika dilakukan dengan benar, maka ada peluang besar untuk menghasilkan situasi win-win, di mana seorang karyawan diberi kesempatan untuk menunjukkan keahliannya, dan anda memiliki waktu untuk fokus pada prioritas lain.
Communicate: Komunikasikan Instruksi dan Hasil Yang Diharapkan
Melepaskan kendali atas beberapa hal dan mempercayakannya kepada seseorang tidaklah semua mengucapkannya. Meskipun seorang pemimpin tidak akan pernah bisa mengharapkan seseorang untuk menyelesaikan suatu tugas dengan cara yang persis sama, jika instruksi dikomunikasi dengan jelas, maka ekspektasi bisa diselaraskan dan setiap orang bisa berada pada frekuensi yang sama. Artinya, anda harus mampu membedakan antara informasi apa yang benar-benar penting dan membagikan itu saja kepada semua orang. Terlalu banyak membagikan informasi bisa menempatkan anda pada situasi manajemen mikro (micro-management).
Micromanagement bisa membuat karyawan anda stress dan bahkan ketakutaan saat datang ke kantor setiap harinya. Jadi, sadarlah dan coba menghindarinya sebisa mungkin. Begitu tanggung anda di perusahaan semakin besar, maka tugas seorang pemimpin tidak hanya sekedar mengkomunikasi perintah dan hasil kerja yang diharapkan. Pasalnya, kepercayaan dibangun bersama karyawan dan vendor. Akibatnya, fokus perhatian bukan lagi pada bagaimana mengerjakan segala sesuatunya dan mencapai garis finish secara brsama-sama.
Coach: Dampingi dan Dukung Visi Sukses Mereka
Delegasi tugas yang sesungguhnya hanyalah langkah pertama. Tahap berikutnya adalah memberikan dukungan dan mentoring secara terus-menerus saat tugas-tugas tersebut berproses. Untuk melakukannya secara efektif, cobalah tempat diri anda pada posisi coach bukan manager. Coach yang baik memberikan feedback yang konstruktif, merayakan setiap pencapaian milestone, dan mengakui setiap usaha yang sudah dilakukan untuk mewujudkan target personal karyawan dan sasaran yang anda tetapkan untuk dicapai secara bersama-sama.
Check in: Pantau Secara Teratur
Pemantauan secara rutin dapat membantu agar proyek berjalan di jalur yang tepat. Monitoring adalah waktu yang tepat untuk mengatasi masalah, menyelaraskan kembali fokus perhatian, atau memberikan dukungan sesuai kebutuhan. Sebelum masuk ke ruang rapat, cobalah siapkan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:
- Apakah saya mempercayai orang ini untuk menyelesaikan pekerjaan, atau apakah saya mengadakan pertemuan karena saya tidak percaya?
- Apakah saya terbuka terhadap mereka jika mereka melakukan pekerjaan berbeda dengan cara saya mengerjakannya?
- Apakah saya terbuka kepada mereka saat melakukan kesalahan, sehingga akibatnya tidak fatal terhadap perusahaan?
Jawaban anda terhadap beberapa pertanyaan di atas dapat membantu dalam mengevaluasi kemampuan kepemimpinan anda dan pendekatan yang anda gunakan terhadap pendelegasian tugas.
Congratulate: Berikan Ucapan Selamat dan Penghargaan
Cara delegasi tugas secara efektif selanjutnya adalah dengan menunjukkan kepada tim bahwa anda peduli terhadap mereka, dan menghargai setiap usaha dan pencapaian mereka. Menghargai pencapaian dan memberikan penghargaan sangat penting untuk menjaga semangat kerja tim anda. Meskipun tugas tersebut belum sepenuhnya tuntas, rayakanlah apa yang sudah dicapai.
Nah, itulah beberapa cara delegasi tugas secara efektif. Setiap pemimpin tentu memiliki style tersendiri, dan anda bisa mengembangkannya kelak seiring berjalannya waktu. Selamat mencoba.
Tagged With : manajemen bisnis • manajemen SDM