Saat proses digital merembes ke semua sudut bumi, solusi-solusi berbasis teknologi berperan semakin penting dalam operasi bisnis, mulai dari teknologi video conference hingga portal online. Namun, perusahaan di berbagai wilayah masih berjuang untuk menemukan cara modernisasi bisnis dengan cara yang seimbang, yakni cara menjalankan bisnis secara online dan cara bekerja secara langsung.
Modernisasi Bisnis: Manfaat Yang Diharapkan
Secara umum, ada tiga keuntungan utama dari modernisasi bisnis dan bekerja jarak jauh. Namun, ada pula tiga kelemehan atau resiko yang harus dihindari.
Mengurangi Pemborosan
Para pekerja commuter di wilayah Jabodetabek, sebagai contoh, menghabiskan waktu berjam-jam untuk berangkat dan pulang kerja. Waktu yang dihabiskan di jalanan bisa saja lebih banyak dari waktu yang digunakan untuk bekerja. Bayangkan jika karyawan diperbolehkan menyelesaikan pekerjaannya di rumah. Maka, waktu yang terbuang di jalan akan jauh berkurang. Perusahaan bisa mendapatkan manfaat yang jauh lebih besar dari sekedar penghematan waktu.
Jika karyawan mengerjakan tugas-tugasnya di rumah, maka biaya dan bahan yang dihabiskan di kantor juga berkurang. Contoh sederhananya adalah pengurangan sampah botol kopi dan perlengkapan kantor, berkurangnya kebutuhan mobiler dan peralatan kerja, berkurangnya tempat penyimpanan file, dan sebagainya.
Meningkatkan Daya Tahan
Seorang pemilik perusahaan bekerja penuh tekanana setiap hari, menghadapi konsumen yang beranekaragam, memenuhi deadline yang ketat, serta tekanan kerja yang tidak kecil. Akibatnya, menjaga stamina menjadi sangat penting. Bekerja dari rumah memberikan manfaat bagi staf maupun pimpinan perusahaan, kareha mereka bisa menghemat energi dan lebih fokus bekerja.
Tidak sulit untuk melihat kenapa hal ini terjadi. Ketika waktu yang dihabiskan di perjalanan dapat dikurangi, maka kehidupan sehari-hari mereka akan membaik, karena mereka bisa melakukan banyak hal. Mereka memiliki lebih banyak waktu untuk keluarga dan sahabat. Mereka memiliki waktu untuk melakukan hobby maupun melakukan relaksasi.
Selain itu, karyawan yang bekerja di rumah bisa menyesuaikan lingkungan kerjanya agar sesuai dengan kebutuhan dan seleranya. Dengan suasana yang menyenangkan, mereka bisa berkonsentrasi dan menyelesaikan pekerjaannya secara lebih efektif. Bagi sebagian orang, terutama karyawan wanita, mereka bisa bekerja lebih dekat dengan keluarga. Bagi sebagian yang lain, bekerja di rumah memberi mereka privasi yang lebih tinggi.
Melindungi Pekerjaan
Salah satu masalah utama dari bisnis yang sedang berkembang adalah mitigasi resiko. Sekali lagi, modernisasi bisnis menawarkan solusinya. Mentransfer proses pekerjan secara online akan membantu melindungi pekerjaan dan data-data perusahaan. Misalnya, penyimpanan berbasis online (cloud storage) menawarkan alternatif yang lebih hemat dibanding penyimpanan secara tradisional di kantor.
Manfaat lainnya adalah salinan backup sebagai pengaman, langkah perlindungan dari keadaan darurat, seperti kebakaran, banjir, dan pencurian. Memang, tidak ada penyimpanan yang 100% aman. Namun, perlindungan secara online adalah pilihan paling aman dari berbagai opsi yang ada.
Contoh lainnya adalah video conference. Saat pertemuan dilakukan di luar kantor atau menggunakan software video conference, maka pilihannya lebih baik dan efisien. Perusahaan bisa merekam proses pertemuan secara menyeluruh. Jika ditemukan ada yang kurang dari notulen pertemuan, maka rekaman video bisa diputar ulang untuk menemukan informasi yang sesuai.
Modernisasi Bisnis: Resiko Yang Harus Diantisipasi
Di balik beberapa keuntungan dari modernisasi bisnis di atas, perusahaan juga harus mengantisipasi sejumlah resiko, antara lain:
Isolasi
Integrasi teknologi ke dalam dunia usaha di abad ke-21 tetap harus dilakukan secara seksama. Saat bekerja di kantor, perusahaan bisa membangun perilaku positif dan semangat kerjasama di antara karyawan. Tentunya, ketika bekerja dari rumah, nilai-nilai semacam ini akan sulit untuk dibangun. Perusahaan harus mencari langkah strategis agar nilai kerja sama dan perilaku positif tetap terbangun.
Salah satu caranya adalah dengan mengagendakan pertemuan atau rapat dengan video conference secara berkala. Pertemuan semacam ini tidak hanya memungkinkan karyawan mendiskusikan hal-hal terbaru tentang bisnis, namun juga menghabiskan waktu untuk berkomunikasi dan membangun tim secara personal. Dengan demikian, semua karyawan tetap terhubungan, meskipun dipisahkan oleh jarak. Kondisi semacam ini sangat penting untuk membangun lingkungan kerja yang nyaman dan berorientasi tim.
Sentuhan Impersonal
Klien sangat menghargai efisiensi yang dihasilkan dengan bekerja secara online. Namun sekali lagi, interaksi personal perlu didorong semaksimal mungkin. Sekali lagi, teknologi video conference dapat menawarkan solusinya. Alat ini tidak hanya bisa digunakan di internal perusahaan. Klien juga akan merasakan manfaatnya, di mana mereka bisa berinteraksi dengan perusahaan secara lebih mudah.
Kurangnya Akuntabilitas
Modernisasi bisnis juga harus mampu menyediakan suatu sistem pencatatan tentang produk dan jasa yang diberikan. Misalnya, perusahaan harus bisa menjajaki dengan pasti berapa produk yang sudah dikirimkan dan jasa yang diberikan. Dengan demikian, akan tercipta sebuah sistem usaha yang efektif dan akuntabel.
Memang, ada industri yang memerlukan lokasi atau kantor secara fisik. Namun, fleksibilitas, efisiensi, dan akuntabilitas yang ditawarkan oleh sistem kerja online dan modernisasi bisnis layak dipertimbangkan.
Tagged With : bisnis • Tips Agar Bisnis Sukses