“Rapat seperti ini mestinya bisa selesai melalui email atau telepon saja!” Mungkin anda sering mendengar ucapan atau omelan semacam ini di lingkungan tempat kerja. Faktanya, ungkapan seperti itu banyak benarnya, terutama dalam kaitannya dengan manajemen waktu dalam bisnis. Sebuah survei oleh Atlassian terhadap 5.000 lebih pekerja kelas eksekutif di empat benua menemukan bahwa “hampir 72% rapat-rapat yang dilakukan sebenarnya tidak efektif.”
Faktanya sama: kebanyakan rapat berjalan tidak efisien dan tidak produktif. Hal semacam ini tidak hanya terjadi di organisasi formal atau instansi pemerintahan, namun juga di startup atau perusahaan-perusahaan besar, terutama jika sebagian karyawannya bekerja dari jarak jauh. Lalu, muncul satu pertanyaan, “Bagaimana cara berhenti membuang waktu tim secara percuma dan mulai menjalankannya secara efektif?”
Manajemen Waktu dalam Bisnis: Mengapa Harus Rapat?
Bertentangan dengan keyakinan yang berlaku umum, sebuah agenda yang matang tidak selalu menjamin sebuah rapat berjalan efisien. Jadi, fokuslah untuk mengidentifikasi tujuan rapat anda. Tanyakan kepada diri sendiri, “Apakah saya mengadakan rapat untuk mendengarkan pendapat, untuk berinteraksi dengan tim secara lebih mendalam atau membuat keputusan? Dengan kata lain, apakah anda sedang melakukan brainstorming, sedang berdebat, atau sedang membuat keputusan?
Dari ketika pilihan tersebut, brainstorming tampaknya paling berpotensi sebagai rapat yang tidak efektif, namun terkadang, kita juga memerlukan pendapat dari anggota tim lainnya untuk mengidentifikasi titik awal yang baru atau untuk mendapatkan pengetahuan baru. Kebanyakan rapat difokuskan pada diskusi – bahkan terlalu banyak diskusi. Namun, ketika dilakukan dengan benar, rapat sebenarnya sangat membantu menghasilkan informasi yang berguna dari anggota tim yang berbeda, sebelum sampai pada kesimpulan.
Bagaimana dengan rapat dalam rangka pengambilan keputusan? Jika dilakukan dengan benar, rapat semacam ini mencakup penyepakatan satu keputusan, mengklarifikasi keputusan tersebut, dan menjelaskan alasannya kepada semua stakeholders. Jenis rapat seperti ini bisa jadi sangat efektif, terutama untuk menyamakan perspektif semua orang, memudahkan pembuat keputusan mendapatkan masukan dari anggota lain, dan agar mereka ikut bertanggung jawab menjelaskan landasan pikirnya. Rapat pengambilan keputusan membantu membangun kepercayaan kepada unsur pimpinan dan mendorong dinamika tim secara efektif.
Manajemen Waktu dalam Bisnis: Susun Agenda Yang Logis
Faktanya, kebanyakan rapat diadakan tanpa persiapan yang matang atau agenda yang jelas. Di satu sisi, agenda saja belum tentu menjamin rapat akan berjalan secara efisien. Namun di sisi lain, keberadaan agenda menunjukkan bahwa sebuah rapat memiliki tujuan. Rapat kecil yang beranggotakan tiga orang atau lebih bisa berjalan dengan efektif dengan sedikit persiapan. Jika peserta rapat hanya dua orang, mungkin tidak dibutuhkan persiapan khusus, karena akan lebih baik jika rapat diadakan secara informal.
Namun untuk ruang lingkup yang lebih besar, bagaimana anda mempersiapkan rapat menentukan seberapa efektif berjalannya rapat tersebut. Beberapa aspek berikut perlu menjadi pertimbangan anda:
- Brainstorming bertujuan menciptakan suatu lingkungan kerja yang kondusif untuk menghasilkan ide-ide baru. Hal ini biasanya dilakukan secara personal, di mana seseorang bisa menciptakan suasana yang lebih rileks secara lebih mudah, serta menghasilkan wacana dan bertanya secara kasual. Untuk ini, cobalah membuat sebuah tugas kecil agar setiap peserta rapat tidak hadir dengan ‘kepala kosong.” Kemudian, minta mereka berbagi ide melalui Google Doc sebelum rapat diadakan. Dari sini, rapat yang akan anda lakukan akan difokuskan pada satu topik, dan anda bisa mempertajam ide-ide yang akan disepakati secara lebih mudah.
- Debat bertujuan untuk menentukan kriteria pengambilan keputusan dan menguji informasi baru dengan informasi yang sudah anda. Kebanyakan isu yang membutuhkan perdebatan intensif adalah topik yang kompleks dan mempertimbangkan banyak dimensi. Jadi, sebaiknya hindari rapat yang berputar-putar dan menghabiskan waktu dan energi.
- Pengambilan keputusan adalah hasil dari debat yang efektif. Ketika anda bekerja menghasilkan serangkaian kriteria pengambilan keputusan secara matang dan menjawab kriteria-kriteria tersebut, maka keputusan yang diambil akan semakin jelas. Sebuah keputusan yang baik belum tentu tepat; namun, keputusan ini berpeluang paling rendah untuk gagal. Faktanya, anda harus terbiasa dengan keadaan di mana anda masih salah meskipun sudah membuat keputusan yang bagus.
Rapat Yang Efektif Menghargai Waktu, Bukan Membuang-Buang Waktu
Prinsip manajemen waktu dalam bisnis adalah menghargai waktu, bukan membuang-buangnya secara percuma di ruang rapat. Apakah anda menjalankan rapat secara langsung atau dari jarak jauh, landasan dari rapat tim yang baik dan efektif masih tetap sama. Jika rapat tidak mendekatkan anda pada pencapaian tujuan, atau jika anda tidak mengkomunikasikan dengan jelas apa tujuannya, maka anda hanya akan membuang-buang waktu anda dan waktu peserta rapat lainnya.
Buat rapat-rapat anda lebih efektif dengan memastikan bahwa rapat tersebut memiliki tujuan yang jelas dan memiliki agenda untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan cara ini, waktu anda akan lebih berguna. Tetaplah berkomitmen melakukan persiapan sebelum rapat dan menjadikan pendekatan semacam ini sebagai standar baku pada setiap rapat di tim anda. Untuk memperbaiki manajemen waktu dalam bisnis anda, setidaknya pekerjaan dasar ini harus diselesaikan terlebih dahulu.
Tagged With : manajemen bisnis