Dalam hidup, kita akan selalu dihadapkan dengan berbagai pilihan. Demikian juga dalam bisnis. Akan ada masa di mana anda merasa ada begitu banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu bersamaan agar bisnis anda berjalan lancar dan berkembang. Namun, benarkah semuanya harus diselesaikan dalam waktu yang sama? Dalam bisnis maupun dalam kehidupaan sehari-hari, kita perlu mengetahui cara menentukan prioritas dalam bekerja, sehingga apa yang menjadi tujuan bisa tercapai, dan energi maupun sumber daya tidak terbuang percuma untuk hal-hal kecil yang tidak banyak berpengaruh terhadap kinerja perusahaan.
Inti dari menentukan prioritas adalah bagaimana anda membangun dan memelihara suatu budaya kerja berorientasi hasil dan fokus untuk meningkatkan kepuasan dan pengembangan kapasitas karyawan, pertumbuhan bisnis, serta dampaknya terhadap pencapaian tujuan. Prioritas ‘melindungi’ karyawan dari ‘kebisingan’ atau pekerjaan yang belum perlu diprioritaskan, dan biasanya menyita banyak waktu dan energi.
Apa Pentingnya Cara Menentukan Prioritas dalam Bekerja?
Kesuksesan perusahaan mestinya diukur dengan indikator-indikator yang bisa diturunkan hingga ke level terendah di perusahaan, mulai dari beberapa alat ukur kinerja pimpinan tertinggi hingga indikator yang diukur dari aktivitas harian yang dilakukan oleh petugas garis depan di perusahaan, misalnya costumer service. Indikator kinerja tersebut mestinya berkaitan satu sama lain (layaknya piramida).
Di satu sisi, mungkin lebih mudah untuk fokus pada alat ukur kinerja yang penting bagi top management – dilihat dari kepatuhan, kebutuhan investor, pelaporan formal, dan sebagainya. Namun di sisi lain alat ukur yang dilaporkan dari manajemen tingkat menengah hingga jajaran terendah seringkali tidak jelas atau tidak konsisten, dan bahkan tidak ada kaitannya dengan kinerja top management. Kondisi semacam ini bisa menyebabkan tidak akuratnya pengukuran kinerja, terlalu banyak alat ukur, atau bahkan tidak ada alat ukur kinerja sama sekali, terutama di jajaran terendah.
Lalu apa masalahnya? Apa yang terjadi di lini terdepan (misalnya, pekerja yang melayani konsumen) dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Semakin besar sebuah perusahaan, semakin besar resiko dan masalahnya. Kemampuan untuk mengelola alat ukur kinerja di semua lini juga semakin sulit. Persepsi akan perlunya memperbaiki seluruh permasalahan yang menghambat jalan kita akan menjadi kekuatan penggerak dari apa yang anda kerjakan setiap hari, serta apa yang anda harapkan dari pekerjaan karyawan setiap harinya.
Jika tidak tahu cara menentukan dalam bekerja, maka waktu dan energi anda beserta karyawan bisa saja habis untuk menyelesaikan masalah-masalah kecil, dan membuat anda lebih dari dari tujuan yang sesungguhnya. Jadi, melindungi tim anda dari ‘kebisingan’ dan kebutuhan untuk ‘memperbaiki segala sesuatunya’ sangatlah penting, sehingga anda bisa memajukan organisasi menjadi sebuah organisasi yang berorientasi hasil, dan memprioritaskan hal-hal penting saja.
Bagaimana Cara Menentukan Prioritas dalam Bekerja?
Berikut adalah beberapa taktik yang bisa membantu anda mulai memprioritaskan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organsiasi:
- Evaluasi dan konfirmasi kembali alat ukur yang relevan. Diskusikan dengan unsur pimpinan apa saja tujuan yang akan dicapai di tahun ini, dan konfirmasi alat ukur apa yaang digunakan untuk menentukan tercapai atau tidaknya tujuan tersebut, dan bagaimana masing-masing tim berkontribusi secara jelas terhadap tujuan tersebut, dengan cara yang terukur tentunya.
- Telusuri dan diskusikan capaian kinerja. Agar berjalan efektif dan efisien, pastikan perusahaan memiliki mekanisme untuk menulusuri capaian kinerja secara tepat, begitu alat ukur (indikator) sudah ditetapkan. Lebih penting lagi, pastikan bahwa anda waktu untuk membicarakan capaian kinerja tersebut dan membandingkannya dengan target atau ekspektasi, dan membahas cara-cara untuk memperbaiki kinerja dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi di masa mendatang.
- Buat Kerangka “Mendesak vs Penting” untuk membantu anda membuat prioritas. Ketika menunda suatu kegiatan dapat berpengaruh negatif terhadap capaian kinerja yang menentukan nilai strategis perusahaan secara langsung (misalnya biaya, customer service, kualitas, atau kepatuhan terhadap aturan), berarti kegiatan tersebut bersifat mendesak. Nilai dan kompleksitas sebuah tugas dapat menentukan penting atau tidaknya pekerjaan tersebut.
- Bangun suatu budaya yang memberi ruang bagi karyawan untuk mempertanyakan apa yang diperintahkan kepada mereka. Dorong terciptanya lingkungan untuk review kinerja dan diskusi, untuk membangun suatu platform diskusi dan bertanya. Jangan menghakimi, membalas dendam, mengecilkan, atau mengkritik setiap kelemahan dari karyawan anda atau setiap kali mereka mempertanyakan tentang tugas yang diberikan kepada mereka. Sebaliknya, akui jika mereka benar dan evaluasi kembali tugas yang anda berikan kepada mereka, atau jelaskan dengan alat ukur kinerja bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Cara menentukan prioritas dalam bekerja di atas dilengkapi dengan apresiasi terhadap setiap pencapaian. Rayakan setiap kesuksesan dan belajar dari kegagalan. Jangan membebani tim dengan tugas-tugas dan target yang mustahil dicapai. Kelompokkan target-target tersebut ke dalam tahap-tahapan kecil dan rayakan setiap pencapaian, sekecil apapun itu. Hal semacam ini dapat membangun semangat tim kerja untuk mensukseskan tahapan-tahapan selanjutnya yang lebih besar. Bagaimana?
Tagged With : manajemen bisnis